Необходимость контроля. Его виды

Принятие управленческих решений требует информации о положении во внешней и (или) внутренней среде организации.

Контроль — сбор информации о ситуации (измерение) и выявление отклонений ситуации от ее желаемого состояния (стандарта).

Контроль, как правило, ассоциируется с властью, командованием, "поймать", "улучшить", "схватить". Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Некоторые организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии: эффективность контроля, эффект влияния на людей, выполнение задач контроля, определение границ контроля.

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет разновидности: диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект - сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

3.Заключительный контроль. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения).

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Контроль хотя и важен, но основную его трудность составляют две проблемы: выбор конкретного вида контроля и установление меры контроля.

Мера контроля — характеристика контроля, включающая количество контролируемых параметров (объем), частоту проверок и глубину (точность) измерений, чем выше мера контроля, тем он дороже и тем больше помех создает он для работы.

Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учитывать ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы:

- Понимают ли сотрудники цели организации?

- Спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?

- Представляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках?

Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля.

Функция контроля в организации включает 5 основных составляющих (табл. 2).

Процесс контроля следует планировать и организовывать, необходимо мотивировать контролеров и оценивать эффективность контроля.

Процесс управления с обратной связью представляет собой замкнутый контур передачи информации. Процедура контроля управленческих параметров имеет необходимым следствием осознание вновь складывающейся ситуации и новое целеполагание с последующим принятием нового решения. Осуществляется повтор управленческого цикла для коррекции управляемых параметров. Коррекция не является составной частью контроля.

Изменение объема, частоты и глубины контроля отражается на эффективности организации. Упрощая проблему, будем считать, что меру контроля удалось выразить единой универсальной характеристикой. Тогда вопрос решается на плоскости (рис. №2).

Таблица № 2 – Структура функции контроля организации

Составляющие контроля	Комментарий
Мониторинг внешней среды организации	Отслеживаются факторы внешней среды, существенно влияющие на организацию или значимые для определения ее стратегии
Контроль эффективности деятельности организации	Жизненно необходим для выживания и успеха в условиях конкуренции. Осуществляется с помощью критериев эффективности деятельности, связывающих результаты и затрачиваемые ресурсы.
Контроль достижения целей (управляемых параметров)	Производится путем определения фактических значений параметров и сравнения их с запланированными. Устанавливаются отклонения и их допустимость
Контроль внутренней среды организации	Проверяется грамотность целеполагания на основе анализа принимаемых решений. Контролируется проведение операций и соблюдение технологий. Анализируется эффективность организационных структур. Особое внимание уделяется оценке эффективности менеджмента в связи с его влия­нием на поведение отдельных людей и рабочих групп, также являющихся объектами контроля
Выявление резервов	Выявление резервов формально не входит в функцию контроля, но удобно осуществляется с ее помощью

В действительности определение наивысшей эффективности является оптимизационной задачей, рассматриваемой в четырехмерном пространстве (эффективность, объем, частота, глубина контроля).

Эффективность организации

Рисунок № 2

Зона I. Рост меры контроля увеличивает эффективность организации до тех пор, пока затраты на контроль и создаваемые им помехи не превосходят собственный положительный эффект контроля.

Зона П. Контроль отвлекает на себя такое количество ресурсов, которое не компенсируется его положительным влиянием на результаты деятельности организации.

Выводы: 1. Рост меры контроля связан с риском потери эффективности.

2. Если для достижения целей организации требуется значительная мера контроля внутренних переменных, значит, данная организация неэффективна и нужны радикальные изменения.