2014-02-09
329Le Directeur des ventes
Directeur des ventes
- la fonction précède le nom – dans ce cas le nom désignant la fonction est employé avec l’article défini:
Dans la signature on n’inverse jamais le prénom et le nom et on ne fait jamais précéder sa signature de «Monsieur», «Madame» ou «Mademoiselle».
Les courriers d’une importance secondaire seront signés par un employé avec la mention « p.p. » (par procuration). Si une lettre est rédigée sur les instructions d’un supérieur, la personne signera de son nom précédé de la formule « p.o. » (par ordre de).
§ Pièces jointes (8)
Quand on accompagne la lettre d’un ou plusieurs documents, leur nombre et leur nature sont indiqués dans cette mention. Elle peut être écrite en toutes lettres ouen abrégé: P.J. ou encore: Annexe(s).
Exemple: P.J.: un catalogue pour 2005
Annexe: tarifs – 2 exemplaires
Toute lettre commerciale doit être bien structurée. Dans la lettre il vaut mieux aborder un seul sujet si l’on veut que celui-ci retienne l’attention du destinataire. Mais tout en développant ce sujet on divise la lettre en alinéas de sorte que chaque alinéa corresponde à une idée précise.
D’habitude toute lettre comporte:
q l’introduction qui rappelle la situation;
q le développement qui expose le sujet de la lettre;
q la conclusion suivie de la formule de politesse.
Exemple du contenu d’une lettre:
| formule d’appel | Messieurs, |
| introduction | Nous vous remercions de la visite de votre représentant au stand de notre société au salon INERSTOF à Francfort. |
| développement | Nous confirmons notre intérêt pour le partenariat qu’il nous a proposé en votre nom. Vous trouverez en annexe notre cataloque pour 2005. |
| conclusion formule de politesse | Nous restons à votre disposition pour tous renseignements qu’il vous plairait de nous demander. Dans l’espoir d’une coopération fructueuse nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées. |
La formule finale de politesse est obligatoire si vous n’êtes pas en rapports d’amitié avec votre correspondant. Les formules les plus courantes dans les lettres d’affaires sont:
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| Nous vous prions d’agréer, Veuillez agréer, | Messieurs, Monsieur, Madame, Monsieur le Directeur, | nos salutations distingués. l’expression de nos sincères sentiments. | С уважением … Искренне Ваш … |
| A vous lire Dans l’attente de vous lire | nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées. | В ожидании Вашего ответа … |
| En attendant votre prompte réponse | В ожидании скорого ответа … | |
| Dans l’espoir de votre réponse favorable | В надеждена получение Вашего благоприятного ответа … | |
| En espérant une coopération fructueuse | В надежде на плодотворное сотрудничество … | |
| Avec nos remerciements anticipés | С заранее выраженной благодарностью … |
N’oubliez pas de reprendre dans la formule de politesse la formule d’appel utilisée au début de la lettre.
Les lettres peuvent être envoyées par poste, par fax ou encore par courriel (courrier électronique). Si l’importance de la lettre l’exige elle sera envoyée par recommandé ou par recommandé avecaccusé de réception [R.A.R.]. S’il s’agit d’une affaire urgente on peut recourir à l’envoi par avion.
Certes, de nos jours les anciens moyens de communication cèdent la place aux systèmes électroniques, mais cela ne change pas beaucoup le style et le contenu des lettres d’affaires.
Focus 4 ð Entraînement
Exercice 1. Répondez aux questions:
1. A l’époque de télécommunications la correspondance commerciale est toujours d’actualité au lieu de disparaître. Expliquez-en les raisons.
2. Quelles sont les règles à suivre lors de la rédaction d’une lettre commerciale?
3. Qu’est-ce qu’un papier à en-tête?
4. Quelle information peut-on trouver dans l’en-tête d’une lettre commerciale?
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5. En quoi l’adresse à la française diffère-t-elle de l’adresse à la russe?
6. Pourquoi toutes les lettres d’affaires doivent-elles être datées?
7. Formules d’appel – il y en a une multitude... prouvez-le.
8. Quelle formule est employée à la fin de la lettre commerciale? Peut-on la négliger?
9. Qu’est-ce qu’on ne fait jamais en signant une lettre d’affaires?
10. Quel plan la lettre commerciale suit-elle d’habitude? Trouvez dans les lettres 2 et 3 les éléments correspondant à ce plan.
Exercice 2. Dégagez et nommez toutes les mentions dans les lettres à la page 5, 6, 7.
Exercice 3. En comparant ces lettres dites quels renseignements figurent dans l’en-tête, lesquels y font défaut?
Exercice 4. Dites à qui est adressée chaque lettre. Dans quel pays (ville) se trouvent l’expéditeur et le destinataire?
Focus 5 ð Mise en situation
Situation 1. Voilà les mentions d’une lettre commerciale. Faites une photocopie de cette page et disposez les mentions ci-dessous sur la feuille en remplissant les cases.
EVIEUX SA; achat –vente - viandes et produits alimentaires;
AGROIMPORT – 29, rue Lénine, Stavropol 355012, Russie; Mme L.Kouzina, Directeur
V/réf.: 21/07-04; N/réf.: 322/04; Lyon, le 4 septembre 2004; Objet: notre catalogue;
Madame; en réponse à votre lettre du 11 juillet a.c. nous vous envoyons ci-joint notre catalogue pour l’année en cours; veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments respectueux; Jean-Paul Evieux; annexe: catalogue pour 2004; 38, rue de l’Université 69007 LYON –Tél. 04 78 69 29 82 –Télex 301415 –Téléfax 04 72 72 29 83 Société anonyme au capital de 250 000 euros
sans que cela
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