2014-02-12
735
Раздел 2. Структура документа
Классификация средств оргтехники по функциональному признаку
Носители информации
· носители информации на бумажной основе (несветочувствительные)
· носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования)
· микроносители визуальной и звуковой информации (кино и фото пленка, микрофильмы, магнитные ленты, CD диски и др.)
Средства составления и изготовления документов:
· ручные пишущие средства (ручки, карандаши)
· пишущие машины
· диктофонная техника
· компьютерные печатающие устройства (принтеры (струйные, матричные, лазерные); плоттеры и графопостроители).
Средства репрографии и оперативной полиграфии.
Средства обработки документов.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов.
Средства электросвязи.
Офисная мебель и оборудование.
Другие средства оргтехники.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой (конторская мелочь, карандаши, ручки, ластики, степлеры, клей, скрепки, и т.д.)
|
|
|
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).
Реквизит документа - элемент оформления официального документа.
Формуляр документа - набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в действие 01 июля 2003 года, был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), закрепляет максимальный состав реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления, реквизиты размещаются согласно формуляра-образца, который имеет два варианта расположения реквизитов (угловой и продольный).
|
|
|
Общие требования оформления организационно-распорядительных документов (ОРД)
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
— обеспечение юридической силы документа
(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);
— создание условий для оперативного исполнения документов;
— возможность оперативного поиска документа;
— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.
— обеспечение качественного внешнего вида документа.
