Прием, регистрация и учет писем граждан

При приеме писем проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвра­щаются почтовому предприятию связи для направления адресату.

Вложения, содержащиеся в конверте, проверяются, пересчитываются и скрепляются с конвертом. Отсутствие указанных в письме приложений или их части отражается в акте и об этом сообщается заявителю.

Письма граждан с пометкой на конверте «лично», а также пись­ма, адресованные отраслевому отделу писем министерства или профсоюзной организации, не вскрываются, а передаются по на­значению.

На письмах граждан, сданных на личном приеме, делается по­метка «с личного приема». Эти письма подлежат регистрации.

Все поступающие письма должны быть централизованно заре­гистрированы в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках.

Регистрационный индекс письма указывается в регистрацион­ном штампе, который проставляется в правом верхнем углу сопро­водительного письма или на первой странице письма заявителя.

Индекс состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения учреждения, начальной буквы фамилии автора и по­рядкового номера поступившего письма (например, 4-И-5201).

При повторном поступлении письма к нему подбирается имею­щаяся переписка и регистрационно-контрольная карточка. Письму присваивается номер, под которым были зарегистрированы ранее поступившие в данном календарном году письма. В регистрационно-контрольной карточке указывается дата поступления нового письма.

Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рас­смотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Письма одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения, повторными не считаются.

В случаях, когда в письме заявителя или коллективном письме сообщается о другом лице, кроме алфавитно-регистрационной кар­точки заводится ссылочная карточка, в которой полностью указыва­ется фамилия, имя и отчество лица, в отношении которого написа­но письмо. Алфавитно-регистрационные и ссылочные карточки со­держатся в картотеках в строго алфавитном порядке.

Коллективные письма регистрируются по фамилии первого зая­вителя. Одновременно выписываются ссылочные карточки на не­скольких лиц, подписавших это письмо.

Письменное обращение гражданина должно содержать следую­щие данные: фамилия, имя, отчество обратившегося, место его жи­тельства, либо работы и учебы. Без этих сведений обращение при­знается анонимным и рассмотрению не подлежит.