Використання полів, що обчислюються

Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконувати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки убудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.

Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільше часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього Access надає убудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й установити властивості Данные в значення = Now(), а властивість Формат поля - у значення Длинный формат даты.

Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто - це проведення різних обчислень на основі таблиць. Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные будуть використані вираження, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).

Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg і ін.).

Обчислення загальних підсумків. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по всіх записах кожного поля або вираз. При цьому можна використовувати будь-які підсумкові функції.

Рис.9.7 - Однотабличний звіт Списки студентів у режимі Конструктор

Рис. 9.8 - Однотабличний звіт Списки студентів у режимі Просмотр

Приклад 1. У режимі Конструктор створити звіт СПИСКИ СТУДЕНТОВ на основі таблиці СТУДЕНТ. Для цього виконуються команди Отчеты ® Создать ® Конструктор ® Вибрати таблицю й ОК. На екрані буде порожній звіт (рис.9.6). Відкрити список полів, клацнувши на кнопку Список полей на панелі інструментів, і перетягнути звідти поля, як показане на рис.9.7. Після цього закрити звіт і відкрити його в режимі Просмотр. На екрані повинно бути приблизно так, як на рис 9.8.

Приклад 2. За допомогою Мастера отчетов створити звіт ИЗУЧЕНИК ПРЕДМЕТОВ В ГРУППЕ на основі трьох таблиць: ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ і ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Таблиця ИЗУЧЕНИК - основна. Порядок створення звіту наступний.

Після виконання команд Отчеты ® Создать ® Мастер отчетов вибратитаблицю й ОК. У вікні вибрати поля: з таблиці ИЗУЧЕНИЕ – Номер группы, Вид занятий, Часы; з таблиці ПРЕДМЕТ – Название; з таблиці ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО.

У наступному вікні задати рівень угруповання, виділивши поле Номер группы й нажавши на кнопку >. У черговому вікні зі списку вибрати поле Название й порядок сортування - По возрастанию. Щоб зробити підрахунок підсумкових значень потрібно нажати кнопку Итоги й вибрати функцію Sum для поля Часы. Далі у вікні вибрати макет звіту – Ступенчатый. Після цього вибрати стиль звіту Сжатый, потім задати ім'я звіту Изучение предмета в группе, установити перемикач Просмотреть отчет і Готово. На екрані буде звіт (рис. 9.9)