В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.
Признаками фондообразователя являются:
ü наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;
ü самостоятельный баланс;
ü расчетный счет в банке;
ü штатное расписание, печать, собственные бланки;
ü для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.
Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.
|
|
Архивный фонд может иметь следующие разновидности:
ü архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности;
ü архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода;
ü объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;
ü архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.
В основе первых двух комплексов находится признак происхождения, третьего и четвертого комплексов — Признак логической связи.
Основными принципами фондообразования являются:
ü недробимость фонда;
ü единое название фонда;
ü единый номер фонда;
ü единое хранение фонда.
Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.
Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:
|
|
ü структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям;
ü хронологическому - по периодам или датам, к которым относятся документы;
ü функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа;
ü номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;
ü корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;
ü географическому - в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;
ü авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов.
Единицы хранения внутри фонда группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысловую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования.