Контроль в управлении: понятие и принципы. Основные этапы процесса контроля

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников. В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего- либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица. Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов.

Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин. Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия. Рассматривая контрольную деятельность в управлении предприятие, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп: 1. с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту; 1. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене; 1. с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования; 1. с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.; 1. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.); 1. с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией. В настоящее время под термином “контроль” подразумевают: органическую функцию управления; набор средств регулирования поведения личности или организации в целом; функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Принципы. Контроль - деятельность по формированию стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

По степени охвата объекта контроль может быть сплошным или выборочным, требовать или не требовать разру­шения последних, происходить в нормальном или усиленном режи­ме. Контроль осуществляется руководителем, специально назна­ченными для этого лицами (контролерами), а также самими работниками (самоконтроль).

Контролю подлежат, прежде всего, важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансо­вого состояния фирмы, промежуточные и конечные результаты вы­полнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономическая эффективность и качество, величина запасов и прочее.

Контроль решает в системе управления несколько задач:

1. Помогает изучить положение дел в организации и об­наружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые мо­гут оказать существенное влияние на ее деятельность.

2. Позволяет отследить нечетко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректиро­вать планы.

3. Помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и опера­тивно принять необходимые меры для их устранения.

4. Результаты контроля служат основой оценки и воз­награждения персонала.

5. Ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:

1. Привлечение максимального числа сотрудников, то есть, прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим.

2. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направ­ленность, заданную приоритетами развития организации.

3. Направленность на предотвращение ошибок. Главная цель контроля не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле.

4. Гибкость. Эффективный контроль должен увязываться не только с процес­сом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею.

5. Своевременность. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять на­рушения прежде, чем они примут опасные размеры.

6. Экономичность - выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение.

7. Индивидуализированность. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на кон­кретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

8. Ориентированность на человека означает не только объектив­ность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», созда­ние благоприятного морально-психологического климата.

9. Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его — должна быть понятной всем.