Управленческая информация — это сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования.
Информация в процессе управления — это и объект, и продукт труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состояние объекта, формы и методы деятельности. Без этих сведений не может быть выработано управленческое решение. В свою очередь, само это решение — определенная информация для работников сферы производства.
Так как процесс выработки управленческих решений предполагает сбор, обработку различной информации и ее анализ, то можно сказать, что информация — основа управленческого процесса. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления, получение и переработка сведений о состоянии управляемого объекта и передача управляющих команд этому объекту. Следовательно, посредством информации реализуется взаимосвязь между органом управления и объектом управления или между различными уровнями управляющей системы.
|
|
Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). Единица измерения ее объема — бит (количество информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами).
Информация обладает рядом отличительных черт:
на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем — его предметом;
может длительно и многократно применяться, при использовании не теряет потребительских качеств;
имеет способность накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в действительности;
структурные подразделения предприятия выступают как ее потребители, так и источники.
Источниками управленческой информации могут быть вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.
Виды информации, используемые в управлении, классифицируют по следующим признакам:
по содержанию — политическая, директивная, правовая, научно-техническая, экономическая, плановая, административная, производственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;
направлению движения — входящая, исходящая;
характеру фиксации — фиксированная, нефиксированная;
способу фиксации — документированная, звуковая, аудиовизуальная;
|
|
отношению к субъекту управления — внешняя, внутренняя;
степени обработки — первичная, производная, итоговая;
степени постоянства — постоянная, переменная;
форме представления — буквенная, цифровая, кодированная;
возможности обработки — поддающаяся и не поддающаяся обработке;
насыщенности —достаточная, недостаточная, избыточная;
правдивости — достоверная, недостоверная.
Для управленческой и бизнесной деятельности менеджеров наибольшее значение имеет содержание информации.
Политическая информация отражает политику государства в области агробизнеса, социально-экономического развития, различных форм хозяйствования.
Директивную информацию вырабатывают вышестоящие органы. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менеджеров, служит основой управления.
Правовая информация определяет статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюдения законности.
Научно-техническая информация представляет данные о достижениях науки и техники. Для ознакомления работников с новейшими разработками и рекомендациями научно-исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях созданы бюро научно-технической информации.
Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Она включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности и т. д.
Плановая информация представлена заданиями, технологическими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т. д.
Административная информация предназначена для оформления деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев, неполадок; оформляется в виде приказов, распоряжений, указаний, положений.
Производственная информация содержит оперативные сведения о технике, технологии, выполнении планов производства и реализации продукции.
Бизнесная информация представляет собой сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступления продукции, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.
Нормативно-справочная информация включает нормы выработки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.
Учетно-бухгалтерская информация позволяет проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, получение поибыли.
Статистическая информация предоставляет достоверные научно обоснованные сведения, позволяющие принять правильные решения.
Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляют определенные требования: точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации; достаточность, удовлетворение потребностей конкретных управляющих; доступность; своевременность поступления.
Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дел. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию некачественных решений, а излишняя информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда.
Правдивость поступающей информации определяется ее достоверностью, правильностью, однократностью регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8—10 % за счет того, что сведения стареют и искажаются.
|
|
Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.
В процессе восприятия устной информации имеет значение внешнее окружение и ситуация. Важны место встречи обменивающихся информацией, характер самой информации, кто инициатор встречи или от чьего имени она осуществляется, присутствие других людей, шум, музыка, все, что может отвлекать внимание передающего и принимающего информацию.
Восприятие информации зависит и от времени, отведенного или имеющегося в распоряжении участников обмена ею.
Информация должна поступать менеджерам своевременно. Если она поступает с опозданием, возникает экономический ущерб: из-за неоперативно переданной информации простаивает техника, страдает организация производства.