Документ
| Ссылка на законодательство
| В каких случаях оформляется
|
Общие документы
|
Правила внутреннего трудового распорядка
| Ст. 189 ТК РФ
| Обязательно
|
Штатное расписание
| Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
| Обязательно
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
| Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.
| Обязательно
|
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием
| Единый тарифно-квалификационный справочник
| Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
|
Положение о персональных данных работников
| Ст. 86 ТК РФ
| Обязательно
|
Положение об оплате труда работников
| Раздел VI ТК РФ
| Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
|
Положение о премировании и материальном стимулировании работников
| Раздел VI ТК РФ
| Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
|
Положение об охране труда
| Раздел X ТК РФ
| Не обязательно
|
Инструкции по охране труда по профессиям
| Раздел X ТК РФ
| Обязательно
|
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)
| Раздел X ТК РФ
| Обязательно
|
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
| Ст. 69 ТК РФ
| Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
|
График отпусков
| Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
| Обязательно
|
Положение о коммерческой тайне
| Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»
| Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
|
Коллективный договор
| Глава 7 ТК РФ
| Не обязателен, заключается по соглашению сторон
|
Индивидуальные документы
|
|
|
Трудовой договор
| Ст. 16, 56, 67 ТК РФ
| Обязательно
|
|
|
Приказ о приеме на работу
| Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
| Обязательно
|
|
|
Личная карточка работника
| Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
| Обязательно
|
|
|
Трудовая книжка
| Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69
| Обязательно
|
|
|
Договоры о полной материальной ответственности
| Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85
| Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
|
|
|
Приказ о предоставлении отпуска работнику
| Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
| Обязательно
|
|
|
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
| Ст. 128 ТК РФ
| Обязательно
|
|
|
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
| Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
| Обязательно
|
|
|
График сменности
| Ст. 103 ТК РФ
| Обязательно при наличии сменной работы
|
|
|
3.5. Восстановление кадровой документации
Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.