Понятие документооборота

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

· позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;

· способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

· повышает производительность труда счетных работников;

· способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

· способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

· повышает эффективность всей учетной работы организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

- круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое-временно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.