Лабораторная работа № 4. (2 часа) создание отчетов

(2 часа)
Создание отчетов

Цель работы: Получение навыков работы по созданию отчетов.

Темы для предварительного изучения: Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.

Общие сведения: Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений.

«Access» предлагает шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.

Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает Мастер отчетов. Отчет можно сформировать с помощью Мастера отчетов и затем отредактировать в режиме Конструктора или сразу воспользоваться режимом Конструктора. Мастер диаграмм создает отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Области отчета:

- заголовок отчета (выводится только в начале отчета);

- верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы);

- область данных - является главной областью отчета, в которой размещены текстовые поля и другие элементы управления, представляющие записи данных таблицы;

- нижний колонтитул (расположен в нижней части каждой страницы и обычно содержит ее номер);

- примечание отчета (выводится только в конце отчета).

Формирование элементов управления:

Для создания отчета необходимо сформировать и разместить элементы управления в его макете в режиме Конструктора. В режиме предварительного просмотра все эти элементы управления будут представлены в виде реальных заголовков, надписей, полей и рисунков. Элементы управления отчетов те же, что и форм.

Обычно элемент управления должен быть связан с полем таблицы, которая лежит в основе отчета. С помощью связанного элемента управления можно отображать текущее значение в таблице.

Существует два способа сформировать связанные элементы управления. Для автоматического формирования элемента управления, связанного с таблицей, лежащей в основе отчета, следует использовать кнопку «список полей». Из списка полей в отчет перетащите выбранное поле. Для каждого поля, выбранного из списка полей, формируется связанный элемент управления. Для связи уже имеющегося элемента управления с полем таблицы необходимо установить значение свойства «данные». В строке «данные» выбрать из раскрывающегося списка имя поля таблицы, с которым должен быть связан элемент управления.

Формирование вычисляемых элементов управления:

В таком элементе управления содержатся значения, вычисляемые на основе данных из полей таблицы, лежащей в основе отчета. Вычисления производятся в соответствии с выражением, которое задано в ячейке «данные» окна свойств при определении свойств элемента управления.

Если «Access» автоматически должен формировать значение для определенного поля, используется вычисляемый элемент управления. Для формирования вычисляемого элемента управления сначала необходимо добавить в макет отчета текстовое «поле» из панели элементов, в которое необходимо ввести соответствующее выражение (каждое выражение должно начинаться знаком равенства; каждое имя, используемое в выражении, заключается в квадратные скобки; если в выражении используется текст, то он должен быть заключен в кавычки). Можно сформировать вычисляемый элемент с помощью Конструктора выражений и Мастера отчета.

Проведение вычислений в отчете:

Можно использовать групповую функцию для вычислений по группе записей, задав выражение, в котором будет вычисляться ее значение. В зависимости от того, в какую область отчета поместить эту функцию, будет определено ее результирующее значение: для соответствующей группы записей или для всех записей, используемых при формировании отчета.

Для вычисления значения функции для группы записей данных поместите ее в заголовок или примечание группы. Для вычисления значения функции для всех записей поместите ее в заголовок или примечание отчета.

Сначала необходимо добавить в соответствующую область макета отчета текстовое поле с помощью элемента панели инструментов «поле». В поле «свойства: данные» введите соответствующее выражение с использованием нужной групповой функции, например, =SUM([Количество] * [Цена]).

Сортировка и группировка данных в отчете:

Для определения группировки или сортировки данных выполните команду «панель меню: вид» → «сортировка» и «группировка».

В столбце «поле / выражение» появившегося окна задайте имя поля или введите выражение. Поле или выражение в первой строке задает первый уровень группировки или сортировки. Вторая строка задает второй уровень и т.д. Для изменения последовательности сортировки нужно перетащить строку в соответствующее место.

Условия выполнения лабораторной работы: Наименование отчетов должно включать логическое название, исходя из их содержания, последнюю цифру номера группы, первые буквы фамилии и имени студента.

Задание: Создать простой и сложный отчеты, отражающие определенную информацию из базы данных «Производство».

На основе сводной таблицы (или таблицы связи), соответствующей индивидуальному варианту в лабораторной работе № 1, создать простой отчет с группированием данных по определенному параметру (например, по подразделениям, по видам продукции и т.д.). Внутри каждой группы данные расположить в определенном порядке (например, по алфавиту, по убыванию или возрастанию какого-либо показателя). Указать количество образованных групп и записей в каждой группе (например, количество подразделений и число сотрудников, работающих в каждом подразделении).

Создать отчет на основе предварительно сформированного параметрического запроса к связанным таблицам. При открытии запроса необходимо задавать вид продукции, для которого следует вывести данные. В запросе должна быть отражена информация об обработке всех деталей изделия с указанием операций и используемого оборудования (по инвентарному номеру).

Контрольные вопросы:

1 Для чего используются отчеты и их основные виды.

2 Основные способы создания отчетов.

3 Как создается составной (сложный) отчет?

4 На основе каких данных может формироваться отчет?

5 Способы группировки данных в отчете.

6 Способы сортировки данных в отчете.

7 Для чего служит макет отчета и его основные виды.

8 Основные стили отчетов.

9 Назовите основные функции, которые могут использоваться для нахождения итоговых значений отчета.

10 Способы представления итоговых значений отдельных полей отчета.

11 Назначение элемента панели инструментов «сортировка / группировка».