2015-02-04
1106
Задание. Идет подготовка выпускного вечера. Для 9-го или 11-го класса. Каждому ученику, кроме аттестата, очень хотелось бы вручить еще и скромную грамоту за то, чем он отличился в школе. Печать нескольких сотен грамот трудоемкая работа и здесь нам поможет средство - Слияние документов. Примерный вид грамоты приведен ниже. Можете оформить грамоту по своему усмотрению. (Вид рамки, границу, цвет, толщину).
Рис 1.
Порядок выполннеия работы;
Для начала определим параметры, которые меняются от грамоты к грамоте.
1. Окончание обращения (либо -к, либо -ца).
2. Класс.
3. Имя и фамилия.
4. Повод для награждения.
5. Инициалы и фамилия классного руководителя.
Заполним базу данных как список награждаемых, созданный в MS Excel (см. рис. 2).
| имя, фамилия | окончание | класс | повод для награждения | инициалы,фамилия классного |
| Кузнецов Артем | к | за оригинальность | Петров С.С. | |
| Сидоров Максим | к | за творческий подход | Петров С.С. | |
| Антонова Инна | ца | за интеллектуальность | Петров С.С. | |
| Петрова Маша | ца | за активность | Петров С.С. | |
| Ковальчук Ира | ца | за трудолюбие | Максимов П.Б. | |
| Семенова Ольга | ца | за вдохновление | Ефремова Н.П. | |
| Коморовский Владимир | к | за неоднократные победы | Поляков А.Н. |
Рис 2. Документ MS Excel
Теперь возвращаемся к подготовленной грамоте и выбираем пункт меню “Сервис || Письма и рассылки || Слияние”. В правой части экрана появится окно “Слияние”. Нас будет интересовать список этапов, появившийся в нижней части этого окна.
1. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Открытие документа”.
2. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Выбор получателей”.
3. Чуть повыше щелкаем мышкой по надписи “Обзор”, расположенной под словами “Используйте имена и адреса из файла или базы данных”.
4. Выберите файл с заполненным шаблоном. Не забудьте, что в стандартном файле MS Excel есть три листа и необходимо выбрать правильный (см. рис. 3).
Рис. 3. Подключение файла с информацией для грамот
При подключении файла не забудьте указать, что нам требуются только непустые строки. Для этого в окне документа сначала щелкните мышкой по синему треугольнику возле любого поля, а затем выберите пункт “Непустые” (см. рис. 4).
Рис. 4. Выбор только непустых полей
5. После подключения файла появится надпись: “В настоящее время получатели выбраны из…”. Теперь можно переходить к следующему этапу, щелкнув мышкой по надписи “Далее. Создание письма”.
6. Выделяем мышкой окончание -к и щелкаем по надписи “Другие элементы”. В появившемся окне выбираем “Окончание” и нажимаем кнопку “Вставить”.
7. Закроем окно и повторим аналогичную процедуру с каждым изменяемым полем.
Документ примет вид, подобный тому, что приведен на рис. 5.
Видно, что в процессе слияния часть полей почему-то стала располагаться не по центру. Исправьте это. Возможно, нарушилось и еще что-нибудь.
8. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Просмотр писем”. Возможно, потребуется вернуться назад для корректировки писем.
9. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Завершение слияния”.
10. Теперь имеет смысл не торопиться с печатью, а щелкнуть мышкой по надписи “Изменить часть писем”.
11. Проверьте все полученные грамоты. Измените при необходимости часть из них, особенно если повод для награждения оказался излишне длинным и не разместился в рамках грамоты. Заметим, что именно этот повод может нарушить формат грамоты, поэтому имеет смысл всегда делать его, скажем, трехстрочным, добавляя, если потребуется, пустые строки. Проверка грамот, помимо всего прочего, позволяет осуществить известную в издательствах технологию “вторых глаз”, когда текст документа проверяется другим человеком, не тем, кто его написал.
Рис. 5. Вид документа со вставленными полями
12. Отправляйте документ на печать, не забывая подгружать в принтер пачки грамот.
В конце работы сохраните драгоценный шаблон, который сослужит вам еще добрую службу с грамотами такого типа. В дальнейшем можно просто подключать к документу другие файлы с аналогичными листами MS Excel и в считанные минуты напечатать огромное количество грамот.
