Работа с простейшими базами данных

Простейшая база данных (список данных) – это таблица, строки (записи) кото­рой содержат однотипную информацию. Первая строка таблицы должна содер­жать имена столбцов (полей).

Просмотр списка данных может осуществляться при помощи клавиш управления курсором (стрелки, PgUp, PgDn).

Для работы со списками используются команды меню Данные:

- Сортировка – осуществляет сортировку списка. Открывает диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором можно выбрать до трех полей сортировки (по воз­растанию или по убыванию). После нажатия кнопки ОК вначале выполняется сортировка по первому полю, затем в тех позициях, где в первом поле были одинаковые значения, происходит сортировка по второму полю и затем анало­гично – по третьему полю.

- Фильтр – осуществляет выбор из списка указанного набора записей. Режим автофильтрации позволяет проводить отбор записей, удовлетворяющих за­данному критерию. Для фильтрации необходимо выполнить следующие дей­ствия:

· переместить курсор в любое место списка;

· в подменю команды Фильтр выбрать режим Автофильтр;

· щелкнуть мышью на одной из появившихся кнопок списков столбцов;

· в появившемся списке значений выбрать нужное значение.

Отмена результатов фильтрации осуществляется выбором значения Все в списке столбца.

- Форма – окно формы данных используется для просмотра, ввода и обработки данных. Окно позволяет вести поиск записей по заданному критерию, допол­нять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать дан­ные.

- Итоги – позволяет вычислять промежуточные итоги по заданному столбцу. Для подведения итогов необходимо выполнить следующие действия:

· расположить табличный курсор в любое место списка;

· выполнить сортировку списка по заданному столбцу (см. Сортировка);

· выбрать команду Итоги из меню Данные;

· заполнить диалоговое окно Промежуточные итоги.