Тема 6. Информационные системы обеспечения управления организацией (ИСМ)

Вопросы: 1. Основные понятия информационных систем менеджмента.

2. Типы информационных систем. Функции и структура ИСМ.

3. Информационное обеспечение ИСМ.

4. Системный подход к созданию информационных систем.

5. Внедрение информационных систем на предприятии.

1. Основные понятия информационных систем менеджмента.

В современных условиях стремительно растет спрос на информацию и информационные услуги. В связи с этим технология обработки информации пытается использовать широкий спектр технических средств и, прежде всего, компьютерную технику и цифровые средства коммуникации. На их основе создаются вычислительные системы и сети не только для накопления, хранения и преобразования информации, но и для максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающего решения.

Современные информационные системы (ИС) появились и функционируют благодаря следующим техническим достижениям:

- Быстродействующим и вместительным средствам хранения информации (жесткие и лазерные диски, флеш-память);

- Цифровым средствам связи, не накладывающих существенных ограничений на расстояние и время (глобальные компьютерные сети);

- Аппаратным и программным средствам автоматизированной обработки информации (выборка, сортировка, представление в нужной форме).

В соответствии с определением, приведенным в Государственном стандарте Украины (ДСТУ), информационная система - это система, которая организует накопление и манипулирование информацией по конкретной проблемной сфере.

Шире сущность информационной системы можно сформулировать в зависимости от точки зрения следующим образом (табл. 1):

С технической точки зрения	С деловой точки зрения	С семантической точки зрения
Набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, хранят, обрабаты-вают и распределяют информацию с целью обеспечения управления организацией и поддержки принятия управленческих решений	Совокупность информации, аппаратно-программных и технологических средств, средств коммуникации, методов и процедур обра-ботки данных и персонала, организующего сбор, хранение, обработку и распределение информации для подготовки и принятия управленческих решений	Совокупность различных взаимосвязанных и взаимо-зависимых сведений о состоянии объекта управления и процессов, происходящих в нем. Эти сведения выражены в пока-зателях и других информа-ционных совокупностях, собран-ных и обработанных с помощью информационных технологий по определенной методике и по заданному алгоритму

Из приведенных выше определений и определение сути ИС следует ее основная задача, которая заключается в подготовке и предоставлении информации, необходимой для обеспечения управления всеми ресурсами предприятия или организации, создании информационной и технической среды для управления организацией.

Основную задачу можно рассматривать как совокупность следующих составляющих:

- Сбор информации из различных источников;

- Регистрацию, обработку и выдачу информации, характеризующей состояние производства и управления им;

- Распределение информации между специалистами и руководителями, подразделениями и отдельными исполнителями в соответствии с их участием в процессах производства или управления.

В последнее время в Украине на предприятиях различного масштаба широко начали внедряться корпоративные информационные системы (КИС). Они постепенно вытесняют традиционные для крупных предприятий автоматизированные системы управления предприятием (АСУП), что создавались в 80 - х годах прошлого века на базе мощных вычислительных центров и тогдашней идеологии управления и обработки информации.

Корпоративная информационная система - это информационная система, которая поддерживает автоматизацию функций управления и предоставляет информацию для углубления знаний и принятия управленческих решений. В ней реализована современная управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия и прогрессивные информационные технологии.

Современные КИС имеют следующие основные характеристики:

- Масштабируемость. Это одна из важных характеристик КИС, поскольку они должны создаваться на масштабируемой программно-аппаратной платформе (серверы, операционные системы, системы коммуникации, СУБД). Поскольку вариантов конфигурации базового оборудования и программного обеспечения может быть много, то КИС должна быть кроссплатформенный.

- Многоплатформенность. В КИС возникает потребность в том, чтобы приложение работало на нескольких аппаратных и программных платформах. При этом должны быть обеспечены одинаковые интерфейсы и логика работы. Реализовать прикладную программу одновременно в нескольких средах нелегко. В связи с этим появились интегрированные программные среды разработки, значительно облегчающие перенос приложений с одной среды в другую. К ним в частности относятся: Windows Open System (WOSA), Win32, общее открытое программное среда UNIX COSE App Ware Foundation т.п.;

- Распределенные вычисления. Это один из видов работы в клиент-серверной архитектуре, когда данные или запросы, поступающие из рабочих станций, распределяются между несколькими серверами, обеспечивает возможность многозадачной работы и оптимизацию использования вычислительных ресурсов.

Обеспечение распределенной работы и удаленного доступа к документам - это обязательное требование к информационным системам корпоративного уровня. В последнее время неотъемлемой составной частью этого требования стала поддержка работы в сетевой архитектуре.

Корпоративная информационная система - это целостный аппаратно-программный комплекс, позволяющий удовлетворить как оперативные, так и стратегические потребности предприятия в обработке данных.

Целостность КИС обеспечивается четырьмя факторами:

- Концептуальная согласованность бизнес - процессов, для автоматизации которых создается ИС, сохраняется в течение всего жизненного цикла;

- Технологическая целостность, которая проявляется в применении согласованного набора информационных технологий для управления информационными ресурсами;

- Соответствие функциональности рабочих мест сотрудников их должностным обязанностям;

- Единый регламент обслуживания и эксплуатации всех компонентов ИС, который разрабатывается при ее создании.

Сочетание этих свойств принципиально отличает КИС от суммы компонентов с тем же набором функций и позволяет справляться с комплексом проблем, которые сложно решать при бессистемной информатизации бизнеса.

Корпоративные информационные системы, предназначенные для автоматизации различных видов хозяйственного учета и управления предприятием, можно условно разделить на три класса: локальные системы, средние интегрированные системы, крупные интегрированные системы.

Локальные системы успешно справляются с решением отдельных задач учета на предприятии, но, как правило, не предоставляют целостной информации для автоматизации управления. Преимуществом этих систем является сравнительно невысокая цена и относительная простота внедрения.

Примером таких систем могут быть " Инфобухгалтер ", "1С: Бухгалтерия" или "Турбобухгалтер". Эти системы имеют возможности адаптироваться к особенностям предприятия, а некоторые из них, например, " Турбобухгалтер " являются программами - конструкторами с широкими адаптационными возможностями. Они эффективны на малых и средних предприятиях, не занимающихся производством продукции.

Примером средних интегрированных систем могут быть системы "Галактика", "Инфософт", "ABACUS Financial", "ПАРУС", "AVACO SOFT", "1С: Предприятие", "Регистры".

Среди них есть системы, уже давно имеющиеся на рынке, а есть и достаточно новые. Относительно старых и новых информационных систем этого класса стоит учитывать следующее рассуждение: системы, давно присутствующие на рынке, требуют совместимости с предыдущими версиями продукта. Во многих случаях такая совместимость не обеспечивается. Поэтому при выборе системы основными критериями будут не только доверие к фирме-производителю, но и соответствие ее особенностям бизнеса конкретного предприятия и перспективы развития функциональных возможностей системы.

Большие интегрированные системы - это функционально развитые, сложные и дорогие системы. В них реализуются обычно западные стандарты управления уровня MRPII и ERP. Этот вид систем на нашем рынке представлен продуктами фирм SAP, ORACLE, BAAN, PeopleSoft. К внедрению этих систем на наших предприятиях надо относиться осторожно, поскольку они очень дорогие, требуют коренной перестройки организационной структуры, системы оперативного управления производством и перехода на жесткий стандарт управления.

2. Типы информационных систем. Функции и структура ИСМ.

Разнообразие предметных сфер, и в том числе сфер экономической деятельности, способствует появлению большого количества информационных систем экономического характера. Каждая из них учитывает особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих задач и предметных технологий.

Рассмотрим одну из распространенных классификаций ИС по ряду признаков (табл.2).

Таблица 2 – Классификация информационных систем

По уровню в системе государственного управления	Общегосударственные, территориальные, отраслевые, межотраслевые, ИС предприятий и организаций
По уровню интеллектуализации	Информационно-справочные, информационно-поисковые, ИС поддержки менеджмента, ИС поддержки высшего руководства, ИС поддержки принятия управленческих решений, ИС с использованием баз знаний
По степени централизации обработки информации	Централизованные, децентрализованные, ИС коллективного использования
По принципу интеграции	Многоуровневые ИС с интеграцией по уровням управления Многоуровневые ИС с интеграцией по фунуциям управления Одноуровневые ИС
По видам процессов	ИС для научных исследований, ИС для автоматизированного проектирования, ИС организационного управления ИС управления организационно- техническими процессами ИС управления производственными процессами ИС управления технологическими процессами Учебные ИС
По сфере деятельности	Культурологические, властные, научно-технические, социальные, финансово-экономические, ИС международных организаций
По режиму обработки информации	ИС в режиме реального времени, ИС в автономном режиме

Из всего приведенного многообразия критериев классификации ИС выделим системы информационного обеспечения менеджмента.

Система информационного обеспечения менеджмента базируется на средствах автоматизированного сбора информации и ее обработки на предприятии или в организации. Важное место в такой системе занимают автоматизированные рабочие места (АРМ), которые обеспечивают сбор и обработку информации в режиме производства. Кроме этого, такая система обеспечивает менеджера необходимой регламентирующей и нормативной информацией.

Информационная система управления предприятием должна обеспечить выполнение следующих функций:

1. Полноту информации для каждого звена системы управления. Полнота определяется как отношение информации полученной к запрошенной или необходимой для управления.

2. Полезность и ценность информации. Информационные потоки в системе управления должны направляться по конкретным адресам – конкретным руководителям, специалистам и служащим управленческого аппарата.

3. Точность и достоверность информации – принятие решений на недостаточно точных или недостоверных данных увеличивает риск допущения ошибок, принять неверное решение.

4. Своевременность поступления информации – если информация не поступает вовремя, то орган управления будет бездействовать как раз в тот момент, когда объект управления особенно нуждается в управляющем действии.

5. Агрегируемость информации – рациональное распределение информации по уровням иерархии управления. На высшие уровни управления должна поступать более обобщенная информация, на нижние – более детализированная.

6. Актуальность информации – при принятии решений важно учитывать возраст информации и ее актуальность для конкретных управленческих задач.

7. Экономичность и эффективность обработки информации. Эффективность информационной подсистемы можно оценить, сопоставляя результаты управления с затратами на сбор, накопление, обработку, преобразование и передачу информации.

Кроме того, автоматизированная информационная система должна удовлетворять ряд таких технических требований, как:

- быстродействие – скорость при вводе, поиске и обработке информации;

- надежная защита от несанкционированного доступа к данным;

- регистрация действий персонала;

- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

- возможность развития системы;

- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся ранее в новую систему;

- высокая надежность работы.

Информационная система управления включает субъекты коммуникации, каналы и носители информации, а так же технические средства информационной работы.

Структуру ИСМ можно представить в следующем виде:

3. Информационное обеспечение ИСМ.

Для организации взаимодействия различных информационных систем с различными пользователями и между собой данные нужно соответствующим образом равно типично описать во всех системах на разных уровнях, то есть решить проблему их информационной совместимости в самом широком понимании. Это достигается созданием информационного обеспечения.

Под информационным обеспечением понимают совокупность форм документов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, используемой в информационной системе.

Информационное обеспечение должно отвечать следующим требованиям:

- Целостность;

- Достоверность;

- Контроль;

- Защита от несанкционированного доступа;

- Гибкость;

- Стандартизация и унификация;

- Адаптивность;

- Минимизация ввода и вывода информации.

Подробнее эти требования можно интерпретировать следующим образом:

1. Информационное обеспечение должно быть достаточным для выполнения всех функций ИС, которые автоматизируются.

2. Для кодирования информации, используемой только в данной ИС, должны применяться классификаторы, которые уже приняты у заказчика ИС.

3. Для кодирования в ИС исходной информации, которая применяется на высшем уровне, следует использовать классификаторы этого уровня, кроме специально оговоренных случаев.

4. Информационное обеспечение ИС должно быть совместимо с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с ней, по содержанию, системе кодирования, методам адресации, форматами данных и форме представления информации, поступающей в систему и выходит из нее.

5. Формы документов, создаваемых ИС, должны соответствовать требованиям стандартов и нормативно - техническим документам заказчика ИС.

6. Совокупность информационных массивов ИС должна быть организована в виде БД на машинных носителях.

7. Формы представления исходной информации ИС должны быть согласованы с заказчиком и пользователем системы.

8. Сроки и сокращения, применяемые в выходных сообщениях, должны быть общепринятыми в этой предметной области.

9. В ИС должны быть предусмотрены необходимые меры по контролю и обновлению данных в информационных массивах, обновлению массивов после отказа произвольных технических средств, а также контролю идентичности одноименной информации в БД.

Основной предпосылкой организации системы объективного информационного обеспечения менеджмента (СОИЗМ) является функционирование системы автоматизированного сбора, обработки и хранения информации.

Предприятиям, которые являются иерархическими структурами, присуще применение многоуровневых интегрированных ИС. При этом следует иметь в виду, что иерархические структуры - это структуры, которые характеризуются многоуровневым управлением и ограниченными объемами управления на каждом уровне. Кроме этого ИС различных уровней и признаков в свою очередь могут подразделяться на системы низкого уровня, так называемые подсистемы. Эти подсистемы отличаются по определенным признакам и отвечают конкретным целям и задачам управления.

Одной из таких подсистем и является СОИЗМ, в которой используются комплексы АРМ для получения информации в ритме производства. Важной функцией этой системы является обеспечение менеджеров регламентирующей информации.

Для примера приведем перечень объектов информации для менеджеров различных направлений, предусмотренный в интегрированной системе управления предприятием ПАРУС. Эта система в стандартной конфигурации включает следующие подсистемы:

1. ПАРУС - Бухгалтерия;

2. ПАРУС - Реализация и Склад;

3. ПАРУС - Консолидация;

4. ПАРУС - Розничная торговля;

5. ПАРУС - Сотрудники;

6. ПАРУС - Зарплата;

7. ПАРУС - Менеджмент и Маркетинг;

8. ПАРУС - Консультант.

Объектами информации в них, в частности, могут быть:

1. В подсистеме ПАРУС - Бухгалтерия:

- Учет банка и кассы;

- Учет основных средств, малоценки т.п.;

- Учет хозяйственных операций;

- Налоговый учет;

- Учет входящих и исходящих налоговых накладных;

- Реестр полученных и выданных налоговых накладных;

- Учет налогового кредита и налоговых обязательств, валовых

доходов и расходов;

- Учет и контроль движения материальных ценностей;

- Учет и контроль взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами;

- Формирование оборотных ведомостей;

- Формирование главной книги;

- Формирование сведений различных типов;

- Формирование отчетов по утвержденным формам;

- Формирование отчетности в формате. Xml.

2. В подсистеме ПАРУС - Реализация и Склад

- Учет и обработка входящих и исходящих первичных складских документов;

- Учет материальных ценностей с точностью до модификаций, партий, упаковок, сроков годности;

- Формирование более 15 видов товарных отчетов (каждый в разрезе нескольких параметров);

- Автоматическое вычисление налогов и цены списания по разным методами (FIFO, LIFO, учетной цены, средней цены);

- Формирование исходящих налоговых накладных;

- Контроль оплаты товаров и услуг и проведения взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

- Ведение лицевых счетов контрагентов с возможностью ведения управленческого сальдо взаиморасчетов, учет лимита кредитования при отгрузке;

- Поддержку прайс -листов и цен реализации, которые отличаются тарифами, видам оплаты и видам отгрузки;

- Формирование аналитических отчетов по продажам, задолженности, доходностью и рентабельностью с построением соответствующих графиков;

- Учет комплектования или разукомплектования.

5. В подсистеме ПАРУС - Персонал:

- Регистрировать в системе анкеты сотрудников;

- Создавать штатное расписание по сотрудникам;

- Вести в системе стандартные кадровые приказы (прием, увольнение, перемещение, отпуска);

- Вести табели работников;

- Вести расширенный учет отпусков;

- Выполнять необходимые действия с лицевыми счетами работников;

- Вести учет информации о переподготовке, повышении квалификации, аттестации, взыскания и поощрения, научные труды, научные степени и звания, зачисления в резерв и о военном учете.

В подсистеме ПАРУС - Менеджмент и Маркетинг:

- Ведение базы данных потенциальных и действующих клиентов с широким набором реквизитов и гибкими средствами отбора;

- Организовывать оперативную работу менеджеров по продвижению товаров и услуг с ведением накопительной хроники взаимоотношений с клиентами;

- Вести учет документов по предоставлению товаров и услуг (коммерческие предложения, договора, накладные, акты);

- Организовывать работу Call - центров (работников прямого телемаркетинга);

- Учитывать входные обращения и контролировать их обработку;

- Вести учет маркетинговых мероприятий (медиа - планов) и их эффективности;

- Выявлять потребности клиентов с помощью регистрации опросных анкет и их анализа;

- Формировать график работы и учитывать рабочее время работников;

- Планировать и отслеживать контакты с напоминанием за помощью SMS и E - Mail;

- Вести учет рекламаций;

- Осуществлять и фиксировать постановку задач и контроль за их выполнением;

- Анализировать коммерческую деятельность предприятия в разрезе товаров и услуг по специалистами;

- Формировать отчетность в системе;

- Организовывать сервисное обслуживание клиентов.

Как видно даже из неполного приведенного перечня, СОИЗМ – достаточно сложная система, создание, внедрение и использование которой требует целенаправленных усилий многих специалистов, от которых требуется как знание предметной области, так и владение средствами вычислительной техники и навыками ее использования.

В рамках функциональной части происходит трансформация целей и задач управления в функции, функций - в алгоритмы, алгоритмов - в конкретные управляющие воздействия на управляемый объект. Эти действия выполняются в подсистемах MIS, выделенных на каждом уровне управления в соответствии с предназначенной функцией (таблица 3).

Таблица 3 Базовые функции управляющей информационной системы
^Информационная подсистема маркетинга	Производственные подсистемы	Финансовые и учетные подсистемы	Кадровая и квалификационная подсистемы	^ Подсистемы высших менеджеров
Исследование рынка, сегментация, прогнозирование продаж	Планирование объемов работ, разработка календарных планов	Управление портфелем заказов и ценных бумаг	Анализ и прогнозирование потребностей в трудовых ресурсах	Элементы стратегического планирования. Реагирование на изменения во внешней среде
Управление закупками и продажами	Оперативный контроль и управление производственными процессами	Управление кредитной политикой	Кадровый учет, учет назначений и перемещений	Анализ стратегических и управленческих ситуаций
Рекомендации по изменению номенклатуры продукции	Анализ работы оборудования и потребности в обновлении	Разработка финансового плана	Ведение текущих и архивных записей о персонале	Выявление и решение тактических проблем
Анализ конъюнктуры и рекомендации по установлению цены	Участие в формировании заказов поставщиков	Финансовый анализ и прогнозирование. Контроль исполнения бюджета	Планирование повышения квалификации персонала	Обеспечение процесса выработки стратегических решений
Учет заказов, рекомендации по рекламной деятельности	Управление запасами и ресурсами	Бухгалтерский учет, расчеты и платежи	Контроль обучения персонала	Контроль деятельности фирмы

4. Системный подход к созданию информационных систем

В связи с тем, что меняются внешние условия предприятия, произвольная информационная система требует постоянного совершенствования и развития.

В теории и практике создания информационных систем выделяют три подхода: локальный, глобальный и системный.

Суть локального подхода заключается в том, что ИС создается путем последовательного наращивания задач, которые в системе управления решаются с помощью ЭВМ.

При глобальном подходе сначала разрабатывается проект завершенной ИС, а затем происходит ее внедрение.

Системный подход к созданию ИС предусматривает комплексное изучение экономического объекта как целого и представление его частей как целенаправленных систем и изучение этих систем и взаимодействия между ними.

Системный подход основывается на следующих принципах:

- Конечной цели - абсолютный приоритет конечной цели;

- Связности - рассмотрение любой части совместно с ее связями с окружением;

- Модульного построения - выделение модулей в системе и рассмотрение системы как совокупности модулей;

- Иерархии - иерархический связь частей системы;

- Функциональности - совместное рассмотрение структуры и функций с приоритетом функций над структурой;

- Развития - учет возможности изменения системы и ее частей, расширения и изменения функций;

- Децентрализации;

- Неопределенности.

Задачей системного подхода к созданию ИС является ее разработка с использованием всей совокупности методологических и социально - научных средств

обследование объекта управления.

Разделяя систему на уровне иерархии, нужно выполнять следующие требования:

1. Каждый уровень иерархии должен полностью просматриваться и быть понятным без детального знания низших уровней.

2. Связи между элементами на одном уровне иерархии должны быть сведены к минимуму.

3. Элемент высшего уровня должен вызвать элемент следующего уровня и, передавая ему необходимую информацию, должен образовывать единое целое с ним.

4. Элемент следующего уровня после окончания своей работы возвращает управление элементу, который его вызвал.

Для анализа и описания системы используют различные виды структур, отличающиеся типами элементов и связей между ними. К ним относятся:

функциональные, технические, организационные, программные, алгоритмические и

документальные структуры.

При произвольном подходе к проектированию ИС уровень ее надежности зависит от следующих факторов:

1. Состав и уровня надежности технических средств, их взаимодействия и структуры

2. Состав и уровень надежности программных средств.

3. Рационального распределения задач между техническими средствами, программным обеспечением и персоналом.

4. Режимов и организационных форм технической эксплуатации.

5. Степени использования различных видов резервирования.

6. Уровня применения методов и средств технической диагностики.

7. Реальных условий функционирования информационной системы.

5. Внедрение информационных систем на предприятии

Во время внедрения ИС следует придерживаться следующих принципов:

1. Эффективность ИС должна оцениваться отдачей от инвестиций (возвратом вложений).

2. Строгое соблюдение утвержденного плана, избегая добавления к системе новых непредвиденных составляющих.

3. Бизнес - процессы предприятия нужно описывать и анализировать в начале внедрения, а не во время реализации проекта.

4. Внедрение должно выполняться помодульно, начиная с модулей, которые быстро принесут реальный результат.

5. Успешное внедрение - результат тесного сотрудничества разработчика и заказчика.

Один из типичных планов внедрения был предложен в компании Oliver Wight, и опыт показывает, что подобного плана следует соблюдать всегда. Этот план предусматривает следующие этапы:

1. Предварительное обследование и оценка состояния предприятия

2. Подготовка к внедрению

3. Техническое задание

4. Технико - экономическое обоснование

5. Организация проекта

6. Определение целей

7. Техническое задание на управление процессами

8. Начальная переподготовка сотрудников

9. Планирование и управление верхнего уровня

10. Управление данными

11. Одновременное внедрение различных технологий организации и управления

12. Программное обеспечение