Звітні документи (записи)

Запис — документ, що містить досягнуті результати або свідоцтва здійсненої діяльності. До записів належать журнали, акти, протоколи, звіти.

Для кожного виду записів треба розробити свою форму, яка встановлює вимоги до обсягу та змісту діяльності, підлягає реєстрації, і зазвичай є складовою частиною документованої процедури. Тому форми можуть змінюватися в разі потреби. Записи — документ незмінний, зберігач відомостей і даних про конкретний процес у конкретний час. Форма стає записом після заповнення.

8.Інформаційні довідкові документи.

Це окрема група документів, які відрізняються від інших видів документації тим, шо не містять регламентуючих норм і не обов'язкові для виконання. До цієї групи належать: технічна література, довідники, каталоги, рекламні матеріали та інші документи.

Інформаційного характеру набувають застарілі та скасовані нормативні документи.

9.Управління документацією.

Кожний структурний підрозділ організації зобов'язаний мати та підтримувати в робочому стані свій комплект документів, який визначає -характер діяльності підрозділу в СМНС і забезпечує аналізування результатів цієї діяльності.

Комплект має складатися з документів:

— Які встановлюють цілі та завдання підрозділу;

— Встановлюють процедури, які виконує підрозділ;

— Відображають підготовку співробітників підрозділу;

— Свідчать про результати діяльності підрозділу.

Документація може бути в будь-якій формі та на будь-якому носії (паперовому, електронному, магнітному, у вигляді матеріального зразка тощо).

Організація робіт з документами має гарантувати, що:

— Документи перебувають у наявності в підрозділах і на робочих місцях, де виконуються операції, що чинять негативний вплив на навколишнє середовище;

— Документи легко доступні для фахівців-адресатів (виконавців);

— Застарілі документи негайно вилучаються з місць використання.

Для того щоб полегшити внутрішній документообіг, доцільно розробити систему кодування та відповідної індексації документів. Рекомендується розробити перелік внутрішніх нормативних документів, за допомогою якого можна було б вести облік і контроль за статусом перегляду, щоб підтримувати їх в актуальному стані.

10.Управління записами.

Це комплекс робіт із систематичного та постійного забезпечення організації всіма потрібними даними про результативність процесів і функціонування СМНС. Організація має розробити документовану процедуру управління записами, яка описує використовувані види записів, спосіб їхньої ідентифікації, порядок зберігання, відновлення, вилучення.

Приклад методу керування записами:

найменування звіт за результатами внутрішнього аудиту

форма додаток № до процедури №

ідентифікація номер та дата складання

відповідальний за складання головний аудитор

періодичність складання у відповідності з програмою внутрішніх аудитів адресат керівник відділу

захист зберігання в справі № __

відновлення зберігання в 2 примірниках

термін зберігання 1 рік

вилучення знищується допустимим способом по закінченню терміну зберігання

Таким чином, відповідно до вимог ДСТУ 1S0 14001:2006 організація має розробляти і документувати систему менеджменту навколишнього середовища. Кожний структурний підрозділ організації зобов'язаний мати і підтримувати в робочому стані свій комплект документів, який визначає характер діяльності підрозділу в СМНС та забезпечує аналізування результатів цієї діяльності. Організація має розробити документовані процедури управління документами та управління записами. Ці процедури описують використовувані види записів, спосіб їхньої ідентифікації, порядок зберігання, відновлення, вилучення.

Перелік процедур, які вимагаються стандартом:

№ п/п	Вид документації або записів	Пункт стандарту
	Процедура по ідентифікації екологічних аспектів	4.3.1
	Процедура по ідентифікації законодавчих вимог	4.3.2
	Процедура проведення навчання вимогам СЕМ	4.4.2
	Процедура взаємодії між внутрішніми та зовнішніми сторонами	4.4.3
	Метод зовнішніх комунікацій (при позитивному рішенні передачі інформації по екологічним аспектам)	4.4.3
	Процедура управління документацією	4.4.5
	Процедура для управління ситуаціями, коли їх відсутність може призвести до відступлення від екологічної політики. Цілей та задач	4.4.6
	Процедура управління суттєвими екологічними аспектами	4.4.6
	Процедура ідентифікації потенційних катастроф і аварійних ситуацій та готовності до них	4.4.7
	Процедура моніторингу та вимірювань основних характеристик операцій	4.5.1.
	Процедури периодичної оцінки відповідності використовуваним законодавчим вимогам	4.5.2
	Процедури періодичної оцінки відповідності використовуваним іншим вимогам	4.5.2
	Процедури по управлінню невідповідностями і по проведенню корегуючи та запобіжних дій	4.5.3
	Процедура ідентифікацій, зберігання, захисту, пошуку, визначення термінів зберігання та видалення записів	4.5.4
	Процедура внутрішнього аудиту	4.5.5

Перелік документації та записів у відповідності до стандарту:

№ п/п	Вид документації та записів	Пункт вимог
	Область використання СЕМ	4.1
	Екологічна політика	4.2
	Інформація по ідентифікації екологічних аспектів	4.3.1
	Цільові та планові екологічні показники	4.3.2
	Програма досягнення цільових та планових екологічних показників	4.3.3
	Обов’язки, відповідальність та повноваження	4.4.1
	Записи по підготовці та досвіду	4.4.2
	Відповіді на запитання від зовнішніх зацікавлених сторін	4.4.3
	Решенння про інформованість завнішніх зацікавлених сторів при суттєві екологічні аспекти	4.4.3
	Описання основних елементів СЕМ	4.4.4.
	Інформація по результатам моніторингу та вимірювань	4.5.1
	Записи по калібровці та повірці обладнання для моніторингу	4.5.1
	Записи по результатам перевірок на відповідність вимогам законодавства	4.5.2
	Записи по результатам перевірок на відповідність іншим вимогам	4.5.2
	Записи по результатам корегуючи та запобіжних дій	4.5.3
	Програми внутрішніх аудитів	4.5.5
	Звіт по результатам внутрішніх аудитів	4.5.5
	Записи по аналізу зі стороны вищого керівництва	4.6