Информирование участников проекта

Реализуя план коммуникаций, необходимо руководствоваться рядом принципов для наиболее оптимального расходования ресурсов и получения запланированного результата - реакции от целевой аудитории. Для этих целей рекомендуется следовать ряду принципов по построению содержания информационного сообщения.

Принципы построения информационного сообщения в рамках плана коммуникаций

1. Проявлять уважение к получателю

Следует внимательно относиться к особенностям различных аудиторий: каждый участник проекта по-разному заинтересован в итоговом результате проекта и имеет собственное мнение на счет проекта. Для каждой заинтересованной стороны содержание информационного сообщения должно соответствовать правилу CLEAR:

o C (Connected) - связанный: должно быть связано деятельностью участника проекта как сотрудника организации или как заинтересованного лица проекта;

o L (List next steps) - перечень необходимых действий: что необходимо выполнить в ближайшем будущем;

o E (Expectations) - ожидание: ясно сформулированный образ успеха и неудачи проекта для понимания того, к каким результатам стоит стремиться, а какого исхода избегать;

o A (Ability) - возможности: перечень способов, методов и средств добиться поставленной цели;

o R (Return) - отдача: что конкретно получит соответствующий участник от приложения своих усилий к обозначенной задаче.

Рекомендуется использовать данную модель (CLEAR) в качестве проверочного списка каждый раз при разработке содержания коммуникации.

2. Исторический контекст

Необходимо ознакомиться с предшествующей профессиональной историей соответствующей заинтересованной стороны - этот аспект оказывает немалое влияние на содержание сообщения и способ его реализации.

3. Простые и лаконичные сообщения

Рекомендуется избегать длинных и громоздких информационных сообщений, а преимущественно использовать короткие и емкие, содержащие по одной мысли. В то же время, при раздельной отправке частей (потенциально) длинного сообщения крайне важно убедиться, что взаимосвязь между частями представлена в достаточной мере четко.

4. Корпоративная лексика и терминология.

Предпочтительно при коммуникациях использовать принятые в компании термины и жаргонизмы, это создаст образ "своего человека" - шансы на успех коммуникации значительно повышаются при применении локальных речевых единиц.

5. Аккуратное форматирование и верстка текста

Аккуратно отформатированное сообщение имеет больше шансов быть прочитанным, хотя бы из-за эстетических соображений. Еще один важный момент, который стоит принимать в расчет, - это различная склонность к восприятию информации, характерная для разных людей. В этом отношении типично выделяют визуалов, кинестетиков и аудиалов.

Правила реализации плана коммуникаций

В табл. 11.1 описаны ключевые аспекты, которые необходимо контролировать, реализуя проектные коммуникации.

Планирование обучения пользователей