Главным моментом в организации документационного обслуживания будет рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с приϲʙᴏением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, кᴏᴛᴏᴩую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Следовательно, регистрация преследует три цели:
|
|
· учет документов;
· контроль за их исполнением;
· справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Стоит заметить, что он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, кᴏᴛᴏᴩых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации традиционно относятся
· письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
· все рекламные письма;
· поздравительные письма и телеграммы;
· приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
· печатные издания (книги, брошюры, журналы);
· пакеты с пометой «лично»;
· копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
· информационные материалы и т.д..