Форма делового письма

Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте.
Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля).
Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата.
Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу - не менее 2,5 см).
В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 - 50 и в письме объемом более 150 слов - 60 знаков, свыше 200 слов - 70 знаков.
Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов.
Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется. (Block-Style, Full-Block Style, Semi-Block Style, Simplified Style).
Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все со-ставные элементы письма - внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата - справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка.
Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются.
Дата - Dateline ____________
___________
Адрес - Adress ___________
___________

Обращение - Salutation _______________

Текст - Body _______________________
_______________________
____________
_______________________
_______________________
____________

Заключение ____________
Complimentary Close

Подпись - Signature __________
__________

Инициалы исполнителя __________
Замечания о вложении __________
Identification Initials,
Enclosure Note

Полный блок. Все компоненты письма начинаются от края левого поля. Инициалы исполнителя не включаются, но приводятся инициалы машинистки.
Дата - Dateline ___________
Адрес - Adress _____________
_____________
_____________

Обращение - Salutation _______________

Текст - Body _______________________
_______________________
_______________________
____________
_______________________
_______________________
____________

Заключение
Complimentary Close ____________

Подпись - Signature __________
__________

Инициалы машинистки __________
Замечания о вложении __________

Полублок. Форма такая же, как и "стиля-блок". Но каждый абзац начинаеися с красной строки путем отступления вправо на пять или десять знаков. После обращения (за ним следует двоеточие) текст также начинается с красной строки. Пунктуация стандартная.
Дата - Dateline ____________
Адрес - Adress ___________
___________

Обращение - Salutation ___________

Текст - Body ___________________
_______________________
_______________________
____________________
_________________

Заключение
Complimentary Close ____________

Подпись - Signature __________
__________

Инициалы исполнителя __________
Замечания о вложении __________

Упрощенная форма. Оформляется также, как и "полный блок", c той лишь разницей, что не приводятся обращение и приветственное заключение. Между адресом и текстом обычно указывается вопрос, по которому пишется письмо (в краткой форме). Пунктуация обычная. Инициалы исполнителя не указываются.

Дата - Dateline ____________
Адрес - Adress ___________
___________

Вопрос - Subject line ___________

Текст - Body ___________________
_______________________
_______________________
____________________
_________________

Заключение
Complimentary Close ____________

Подпись - Signature __________
__________

Инициалы исполнителя __________
Замечания о вложении __________