Заключение. Документы и документальные системы являются одним из важнейших средств, при помощи которых осуществляется значительная часть коммуникаций между людьми в

Документы и документальные системы являются одним из важнейших средств, при помощи которых осуществляется значительная часть коммуникаций между людьми в процессе функционирования системы управления организацией. Документация должна обеспечивать эффективное планирование, осуществление процессов и управление ими. Но для этого необходим системный подход к управлению документами и единая структура документации.

В данном курсе лекций дан обзор основной существующей в организации управленческой документации, ее структура, оформление и порядок управления ею. Рассмотренные вопросы дают возможность освоить студентам основные нормативно-методические требования к составлению и оформлению управленческих документов, технологию создания условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации и принципы реализации основных процедур документирования, хранения и архивирования документной информации.

Для закрепления курса лекций предназначены методические указания для практических занятий, методические указания по лабораторному практикуму, а так же в части самостоятельной работы следует выполнение курсового проекта по темам дисциплины, представленным в программе учебной дисциплины «Документирование управленческой деятельности для студентов специальности 220501 (340100) «Управление качеством» направления 220500 «Управление качеством».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО КУРСУ

1. Понятие «информация» и ее носители.

2. Требования к управленческой информации.

3. Что включает в себя документационное обеспечение управления?

4. Что изучает документоведение?

5. Составляющие документационного менеджмента в организации.

6. Понятия «документ», «официальный документ» и «юридическая сила документа».

7. Цель, функции и свойства документов.

8. Виды классификации документов.

9. Функции и состав организационно-правовой документации организации.

10. Состав и порядок разработки учредительной документации организации.

11. Форма и порядок составления структуры и штатной численность, штатного расписания организации.

12. Как разрабатывается и какие разделы включает Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе)?

13. Структура и порядок разработки должностных инструкций.

14. Назначение и классификация распорядительных документов.

15. Состав, порядок разработки и требования к составлению и оформлению распорядительных документов организации, издаваемых в условиях коллегиальности.

16. Состав, порядок разработки и требования к составлению и оформлению распорядительных документов организации, издаваемых в условиях единоличного принятия решений.

17. Функции и состав информационно-справочной и справочно-аналитической документации.

18. Правила составления и оформления докладной, служебной и объяснительной записок и предложений.

19. Требования к содержанию и оформлению протокола заседания и выписки из протокола.

20. Виды актов и основные правила их составления.

21. Основные требования к оформлению служебной переписки.

22. Виды плановых документов.

23. Виды и структура стратегических, среднесрочных и оперативных планов организации.

24. Виды отчетной документации организации.

25. Назначение, направления деятельности и функции службы ДОУ в организации.

26. Этапы формирования службы ДОУ в организации.

27. Структура службы ДОУ крупной организации, функции ее подразделений.

28. Особенности документационного обеспечения управления в малых организациях.

29. Структура инструкция по документационному обеспечению управления организацией.

30. Этапы создания системы управления документацией в организации в соответствии с ИСО 15489-2001 Информация и документация. Управление документацией.

31. Цель и этапы управления документацией в организации.

32. Понятие «документооборот».

33. Требования к системам документооборота.

34. Типы документопотоков и этапы управления каждым их них.

35. Учет количества обрабатываемых документов.

36. Понятие информационно-поисковая система и ее функциональное назначение.

37. Понятия «регистрация» и «индексация» документов.

38. Порядок регистрации документов входящих, исходящих и внутренних документов.

39. Задачи контроля исполнения документов.

40. Документы подлежащие контролю и лица, его осуществляющие.

41. Этапы контроля исполнения документа.

42. Понятие, необходимость и этапы оперативного хранения документов.

43. Понятие «дело».

44. Функциональное назначение и виды номенклатуры дел.

45. Порядок разработки, оформление и содержание номенклатуры дел.

46. Порядок оформления дела в день его заведения.

47. Признаки, требования и особенности формирования документов в дела и правила оформления заголовков дел.

48. Порядок выдачи документов во временное пользование.

49. Условия хранения документов.

50. Контроль за наличием и состоянием документов в процессе оперативного хранения.

51. Этапы подготовки дел к архивному хранению.

52. Порядок проведения экспертизы ценности дел.

53. Порядок полного оформления дела.

54. Правила подшивки документов в дела и переплет дел.

55. Порядок и правила оформления обложки дела, листа-заверителя дела, описи документов дела и внутренних описей дел организации.

56. Предназначение документации СМК и задачи документирования СМК.

57. Двенадцать основных положений по документированию СМК.

58. Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 к документации СМК.

59. Уровни документации СМК и включаемые в них документы.

60. Характеристика основных видов документов СМК.

61. Понятие «записи», три вида записей.

62. Записи, требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2001.