Диаграмма Ганта с отслеживанием»

Для отслеживания выполнения плана используется представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием», вызываемое на экран с помощью меню «Вид».

Использование «Диаграммы Ганта с отслеживанием» имеет смысл только в случае, если предварительно был сохранен базовый план. Тогда на диаграмме для каждой задачи отображаются сразу два отрезка – то, что запланировано, и то, что действительно выполнено.

Так как отрезки размещены рядом, сразу становится заметно, когда выполнение задачи отстает от плана (рисунок 6.3). Кроме того, если выполнение задачи отстает от запланированного, то отрезок отображается красным цветом, а если со сроками выполнения все в порядке, то синим. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не успевает уложиться в срок на примере проекта Журнал. В этом случае потребуется увеличить длительность задачи, что повлечет за собой увеличение стоимости ее выполнения.

Рисунок 6.3 – Задачи 1, 2, 3 и 5 завершены полностью, а задача 4 только частично

Рисунок 6.4. – Таблица в представлении «Диаграмма Ганта»

Рисунок 6.5 – Диаграмма в представлении «Диаграмма Ганта»

Рисунок 6.6 – Представление «Лист ресурсов»

При составлении плана данного проекта сначала был определен только один художник. После того как каждой задаче был назначен сотрудник, оказалось, что художник загружен почти 22 часа в сутки. Microsoft Project заставил обратить на это внимание, выделив строку ресурса красным цветом. Тогда в проект был добавлен еще один художник. Другим решением являлась бы оптимизация проекта без добавления еще одного сотрудника, но это все равно повлекло бы увеличение сроков выполнения.

После создания проекта следует сохранить базовый план с помощью команды «Сервис» / «Отслеживание» / «Сохранить базовый план».

Допустим, сотрудник, который не успевает завершить свою задачу, сообщает об этом руководителю. В связи с этим следует увеличить время выполнения задачи на два дня (в окне «Сведения о задаче» на вкладке «Общие» требуется изменить параметр «Длительность». Для задачи «Выработка предложений по темам докладов» и участникам длительность увеличена с семи до девяти рабочих дней (рисунок 6.7).

Рисунок 6.7 – Изменение длительности задачи

Теперь следует открыть представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием». Поскольку по умолчанию в таблице нет столбцов, в которых отображаются базовые и фактические затраты, их необходимо добавить. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выбрать в контекстном меню пункт «Вставить столбец».

В открывшемся окне «Определение столбца» (рисунок 80) в раскрывающемся списке «Имя поля» сначала выбираем наименование «Затраты», а затем, повторив операцию, – «Базовые затраты». Теперь в таблице в представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием» появились данные о стоимости выполнения задач – базовые и фактические.

Рисунок 6.8 – Вставка столбца в таблицу

Теперь можно сравнить, насколько отличается базовая стоимость выполнения от фактической для задачи, длительность которой была увеличена (см.рис. 6.8). Отслеживание проекта требует постоянного ввода фактических значений о выполнении задач. Для этого нужно открывать сведения о задаче (двойным щелчком мышью на строке задачи в таблице) и устанавливать, сколько процентов задачи выполнено в данный момент. Эту операцию следует выполнять последовательно для каждой незавершенной задачи. Чем чаще обновлять информацию о выполнении задач, тем достовернее и точнее будет информация в отчетах и на диаграмме с отслеживанием.

Вполне допустимо вносить информацию не раз в день, а, например, раз в неделю, но это скажется на точности – узнать о запаздывании можно будет не через день, а только через неделю. В этом случае удобно будет изменить масштаб диаграммы. Для изменения масштаба следует щелкнуть правой кнопкой мыши на линейке диаграммы (полоса в верхней части с изображением дней недели, чисел и т.д.) и выбрать пункт «Масштаб» или выполнить команду «Вид» / «Масштаб».

Рисунок 6.9 – Сравнение фактической и запланированной изначально стоимости

Процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания постоянно изменяется текущий план проекта. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, то нужно запланировать ее выполнение на более поздний срок. При этом базовый план изменяется.