Роль секретаря общества

1. Необходимость и значимость деятельности секретаря общества. Секретари есть в советах директоров почти всех российских акционерных обществ. Эта должность является прообразом должности корпоративного секретаря. Должность секретаря общества не упоминается в каких-либо российских законодательных актах. Однако обязанности секретаря общества достаточно подробно рассмотрены в Кодексе ФКЦБ.

Секретарь общества обеспечивает соблюдение внутренних корпоративных правил и принятой политики корпоративного управления всеми органами управления общества. Он также обеспечивает, чтобы органы управления совершенствовали (и принимали новые) правила и политику, если это необходимо. Секретарь общества может также способствовать четкому взаимодействию между разными органами управления на основе положений устава и внутренних документов. Кроме того, секретарь общества обеспечивает соблюдение органами управления всех соответствующих правовых норм (как российских, так и иностранных, если таковые применимы). Поэтому секретарь общества часто выступает в роли советника членов совета директоров и высших должностных лиц общества по вопросам, связанным с требованиями органов регулирования, правилами листинга и положениями законодательства в области корпоративного управления. Секретарь общества может также выявлять недостатки в системе корпоративного управления и предлагать пути их устранения.

2. Квалификация секретаря общества. Наилучшим образом обеспечить выполнение важных функций секретаря общества может только постоянно действующее лицо, не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе. Подбирая кандидата на должность секретаря общества, совет директоров должен искать очень способного и высококвалифицированного человека.

Совет директоров должен оценить уровень образования кандидата, его опыт работы, профессиональные навыки и способности. В уставе общества должны быть определены требования к кандидатам, в то время как в положении о секретаре общества должны быть предусмотрены более конкретные критерии оценки кандидатов на должность секретаря общества. Совет директоров должен подробно описать должностные обязанности секретаря общества, соответствующие заключаемому с ним договору.

Важнейшие квалификационные и иные навыки секретаря общества: разбирается в законодательстве об акционерных обществах и ценных бумагах; содействует достижению консенсуса; имеет отличные навыки общения с людьми; понимает хозяйственную деятельность общества; способен интуитивно понять мысли и настроения генерального директора и членов совета директоров; внимателен к мелочам, гибок и способен к творчеству; способен заранее реагировать на те или иные обстоятельства и заблаговременно предупреждать о них руководство; знает, как побороть бюрократическое мышление в компании.

Секретарь общества должен быть человеком с безупречной репутацией. Кодекс ФКЦБ рекомендует компаниям избегать назначения на должность корпоративного секретаря лиц, совершивших преступление в сфере экономической деятельности.

3. Независимость секретаря общества. Для обеспечения возможности действовать в интересах акционерного общества и всех его акционеров, корпоративный секретарь должен быть огражден от ненадлежащего влияния со стороны менеджеров и других лиц. Секретарь общества должен быть подчинен и подотчетен совету директоров и не должен являться аффилированным лицом общества или его должностных лиц (например, родственником генерального директора или деловым партнером общества). Секретарь общества должен иметь возможность посвящать достаточно времени своим обязанностям. Поэтому крупным акционерным обществам с большим числом акционеров, членов совета директоров или множеством комитетов совета директоров не следует допускать совмещения секретарем общества его функций с исполнением иных обязанностей в обществе или ином юридическом лице. В небольших акционерных обществах обязанности корпоративного секретаря могут выполнять – на основе совмещения должностей – юрисконсульты или иные работники общества.

4. Назначение секретаря общества. Рекомендуется, чтобы порядок назначения секретаря общества был изложен в уставе. При этом предпочтительно, чтобы данный вопрос подробно регулировался в соответствующем положении, а не в уставе. Секретарь общества получает свои полномочия одним из двух основных способов: путем назначения или путем избрания. В Законе об АО не указывается, кто именно уполномочен назначать или избирать секретаря общества. Кодекс ФКЦБ возлагает эту обязанность на совет директоров. Совет директоров должен также определить условия и срок действия заключаемого с корпоративным секретарем договора и размер его вознаграждения.

а) Информация о кандидате. Для оценки лица, претендующего на должность секретаря общества, совет директоров должен обладать необходимой информацией о кандидате. От кандидата нужно, по меньшей мере, требовать представления информации: об образовании; количестве и типе (категории) акций общества, которыми владеет кандидат; трудовых отношениях с другими обществами; отношениях с аффилированными лицами и основными деловыми партнерами общества; иных аспектах и обстоятельствах, которые могут влиять на работу кандидата в качестве секретаря общества.

Эта информация может быть дополнена личными рекомендациями и собеседованиями с членами совета директоров, в частности с председателем совета директоров, поскольку хорошие личные контакты между членами и председателем совета директоров, с одной стороны, и секретарем общества, с другой – важны для поддержания эффективных рабочих отношений. Секретарь общества обязан незамедлительно сообщать совету директоров о любых изменениях обстоятельств, которые могут сказаться на его деятельности в качестве секретаря общества_.

б) Договор с секретарем общества. С секретарем общества должен быть заключен трудовой договор. Трудовой договор может заключаться на определенный срок (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок. Срочный трудовой договор не может быть заключен на срок более пяти лет. Как отмечалось выше, крупным компаниям настоятельно рекомендуется нанимать секретаря общества на условиях полной занятости, что позволит ему должным образом выполнять свои обязанности.

в) Аппарат секретаря общества. Большие акционерные общества могут счесть необходимым создание аппарата секретаря общества со штатом в несколько человек. Дополнительное число сотрудников может оказаться полезным для крупных обществ с большим числом акционеров, большим советом директоров и (или) множеством комитетов совета директоров.

Если акционерное общество решает создать аппарат секретаря общества, оно может изложить должностные обязанности сотрудников аппарата в своих внутренних документах.