2015-04-06
3364
На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи.
Опись дел — это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно:
— на дела постоянного хранения;
— на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
— на дела по личному составу;
— на дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);
— на служебные ведомственные издания.
Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.
Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены:
— порядковый номер дела (тома, части) по описи;
— регистрационный номер дела (тома, части);
— заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле (томе, части);
— срок хранения дела.
Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.
Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.
Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.
