Деловая беседа

При всем многообразии форм делового общения основным элементом его является беседа (разговор) двух и более лиц.

Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу – необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения неразрывно связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с ним, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.

Прежде чем вступить в контакт, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутыми к партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем.

Выбирая модель поведения, внимательно вглядитесь в собеседника: в его лицо, руки, движения. Что он из себя представляет? В каком состоянии находится? Что в нем преобладает – рациональное или эмоциональное? Каков его жизненный опыт? Каковы его духовные ценности? Каким образом он пришел к позиции, которую излагает? Желательно знать имя и отчество человека.

Перед началом беседы следует усвоить основные психологические принципы, соблюдение которых позволит достичь максимального результата.

1. Рациональность. Необходимо быть сдержанным, даже если партнер проявляет сильные эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений.

2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если человек вас не слушает, привлеките его внимание, это улучшит ваши отношения.

4. Достоверность. Не давайте ложной информации. Такое поведение снижает силу аргументации, а также затрудняет дальнейшее взаимодействие.

5. Отказ от поучительного тона. Не старайтесь поучать партнера. Будьте открыты для его аргументов и используйте силу убеждения.

6. Разграничение между партнером и предметом разговора. Стремитесь к пониманию того, что вам необходимо работать вместе над решением проблемы, а не воспитывать друг друга.

7. Приоритет интересов, а не позиций. Цель беседы состоит не в отстаивании высказанных позиций, а в удовлетворении реальных интересов. Принятая собеседником позиция часто скрывает то, чего он в действительности хочет, и мешает достижению цели разговора.

8. Выделение круга возможностей. Успеху беседы часто мешает дефицит времени, стремление отыскать единственно правильное решение. Поэтому важно найти время для обдумывания возможных вариантов решения, которые учитывали бы общие интересы.

9. Выявление критериев. Настаивайте на том, чтобы результат основывался на каких-то объективных нормах. Это нормы, принимаемые вами обоими, играют роль фундамента, на котором строится взаимное соглашение. Такими нормами могут быть общие подходы, ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры и др.

Профессиональные контакты, связанные с обсуждением определенной темы и решением конкретных проблем, составляют значительную часть рабочих обязанностей руководителя. В любой деловой беседе, помимо решения сугубо профессиональных вопросов, психологически важно создать и поддержать интерес собеседника к деловому контакту с вами, выяснить (если вам неизвестны заранее) его желания и проблемы, обсудить необходимые вам проблемы, тенденции и актуальные события.

Любую деловую беседу следует использовать для налаживания или укрепления личных отношений с деловым партнером.

Существенной частью (фазой) любой деловой беседы являются прием и передача информации (сообщение сведений, с которыми мы хотим ознакомить собеседника), который состоит из следующих элементов:

· информирование собеседника (общее и целенаправленное);

· постановка вопросов;

· выслушивание собеседника;

· наблюдение за его поведением и реакциями и их анализ, с точки зрения психологии.

В свою очередь, прием и передача информации требуют от участников тщательной подготовки, разработки системы, формы и содержания делового общения. Постановка вопросов, выслушивание собеседника и анализ его реакций в любой деловой беседе, особенно в переговорном процессе, требуют проявления терпения, большого внимания, такта и сосредоточенности. Поэтому весьма важным является овладение техникой постановки вопросов, приемами слушания и восприятия фактов и сведений, методами прямого и косвенного воздействия на собеседника.

Ниже с психологических позиций будут рассмотрены эти и другие вопросы, существенные для организации делового общения. Особое внимание будет уделено подготовке и ведению переговоров – весьма важной форме деловых бесед.