Слишком короткие задачи

Часто при планировании проекта длительность задач определяется на основании оценки будущих исполнителей. Например, руководитель проекта просит сотрудника оценить, сколько времени ему потребуется на исполнение определенной задачи, а затем оценка сотрудника заносится в план. Сотрудники же часто дают слишком оптимистичные сроки, что приводит к тому, что запланированные работы не удается выполнить в срок или сотруднику приходится работать сверхурочно.

Другой источник задач со слишком короткими сроками - сами менеджеры, выделяющие на задачу столько, сколько считают нужным (исходя из ограничений по срокам проекта), не советуясь при этом с потенциальными исполнителями.

Чтобы избежать таких случаев, нужно проанализировать все задачи плана проекта длительностью меньше одного дня (кроме вех) и все задачи, у которых при анализе PERT ожидаемая длительность совпадала с оптимистичной. Для этого создадим новый фильтр и настроим. Для этого нужно:

1. В меню «Проект» выберите команду «Фильтр», а затем щелкните «Другие фильтры»;

2. Щелкните «Создать» и введите имя «Слишком короткие задачи»;

3. В столбце «И/Или» установите «Или» для поля «Длительность1»;

4. В столбце «Имя поля» выберете «Длительность» и «Длительность1»;

5. В столбце «Проверка» для поля «Длительность» установите «Меньше или равно», для поля «Длительность1» установите равно «Равно»;

6. В столбце «Значения» для поля «Длительность» установите «1д», для поля «Длительность1» установите «[Длительность2]»;

7. Аналогичным способом создайте условие для вех, в столбце «И/Или» установите «И», в столбце «Имя поля» выберете «Веха», столбце «Проверка» установите «Равно», в столбце «Значения» установите «Нет»;

8. Нажмите кнопку «Оk», а затем кнопку «Применить».

Фильтр отбирает задачи, у которых длительность меньше либо равна одному дню или значение настраиваемого поля «Длительность» равно значению настраиваемого поля «Длительность2» (эти настраиваемые поля используются при анализе по методу PERT для хранения информации об оптимистической и ожидаемой длительности). Среди задач, отобранных по одному из этих критериев, фильтр отбирает те задачи, у которых значение поля «Веха» равно «Нет», то есть задачи, не являющиеся вехами. В нашем случае коротких задач оказалось 8 («Определение проекта», «Определение тематики и организации контента», «Разработка шаблонов (дизайна)№1», «Разработка шаблонов (дизайна)№2», «Разработка графического контента (кнопки, логотипы)», «Тест функционала», «Внешнее тестирование», «Регистрация в поисковых системах»). После того как короткие задачи отобраны, определим реалистичность отведенного на них времени. Если мы обнаруживаем в плане задачи, имеющие неоправданно короткие сроки, то длительность таких задач нужно дополнительно обсудить с будущими исполнителями. При этом желательно запросить у них все три возможных срока исполнения задачи, чтобы внести их в таблицу для анализа PERT и рассчитать длительность задачи.