Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности

Для определения содержания понятия «офисная деятельность» необходимо обратиться к рассмотрению категорий, так или иначе связанных с определяемым понятием. Исходным здесь является «система управления», основными образующими понятиями — «система» и «управление». При всей важности этих понятий до сих пор они не имеют общепринятых формальных определений.

Понятие «система» широко используется в научной литературе по различным отраслям знания. Каждый автор, определяя это понятие, подчеркивает ту сторону, те аспекты, которые его интересуют и которые он исследует. Тем не менее можно сформулировать ряд общих условий, которым должен удовлетворять объект, чтобы он рассматривался в качестве системы.

Прежде всего, этоцелостность объекта. Любое образование, любое множество объектов может быть названо системой, если его рассмотрение как целого оправдано с какой-либо точки зрения и может помочь исследователю ответить на поставленный вопрос, решить сформулированную задачу. Естественно, что временем существования такой системы является время, в течение которого ставится и решается задача. Объект, образующий систему, продолжает существовать и дальше, но в соответствии с новыми задачами изучения он будет образовывать уже другую систему. Таким образом, всегда необходимо определить цель изучения, критерий, обусловливающий существование данного объекта как целого. Наличие такого критерия является вторым необходимым условием рассмотрения объекта как системы.

Третье условие — рассматриваемый объект должен быть частью, подсистемой некоторой большей системы, что позволяет определить, с какими другими объектами и каким образом он взаимодействует. Последнее, четвертое, условие, необходимое для рассмотрения объекта как системы, — возможность разбиения его на части, на подсистемы. Это позволяет выяснить, какие связи и взаимодействия между составляющими объект элементами обеспечивают его единство, существованиекак целого.

Для иллюстрации рассмотренного подхода к определению сущности понятия «система» обратимся к объектам производственного и экономического характера.

Все известные нам производственные и экономические объекты в процессе своего функционирования выступают как целостные образования (международные и региональные экономические объединения, национальная экономика, отрасль промышленности, производственное объединение, торговая фирма, промышленное предприятие, цех, производственный участок и т.п.), с четко определенными границами (физическими, юридическими и др.).

Существование производственных и экономических объектов как целостных образований определяется прежде всего их назначением, которое заключается в конечном счете в удовлетворении материальных потребностей общества, причем для каждого конкретного объекта определены конкретные виды производимой продукции и оказываемых услуг.

Каждый производственный и экономический объект входит в качестве элемента в другую систему экономического и производственного характера, что определяет состав и виды его взаимодействий с окружающей средой, среди которых можно выделить материальные, энергетические, информационные и т.п.

В свою очередь, каждый производственный и экономический объект состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения в рамках общества.

Таким образом, выполняются все перечисленные условия рассмотрения объекта как системы. Следовательно, все производственные и экономические объекты являются системами.

Понятие «управление», так же как и понятие «система», до сих пор не имеет общепринятого определения, тем не менее, в большинстве случаев можно выделить процессы управления. Если проанализировать все случаи, выяснится, что процессы управления связаны с изменениями, происходящими в системе в результате ее взаимодействия с окружающей средой. Поскольку всякая реальная система является открытой, т.е. взаимодействует с внешней средой, в ней происходят изменения, которые могут иметь две крайние, противоположные друг другу формы — это деградация (разрушение системы) и развитие (усложнение системы, накопление ею информации). Вместе с тем возможно и временное равновесие между системой и средой, благодаря которому система в течение известного времени либо остается относительно неизменной, либо испытывает лишь обратимые изменения, не нарушающие ее целостности.

Количественной характеристикой организованности системы является энтропия, большее значение которой соответствует меньшему уровню сложности и организации системы. Для сохранения целостности системы необходимы процессы, препятствующие увеличению энтропии. Это и есть процессы управления, общим для которых является их антиэнтропийный характер. В этой связи процесс управления по своей сути является антиподом процессу дезорганизации. Он позволяет в зависимости от особенностей конкретных систем стабилизировать систему, сохранить ее качественную определенность, поддержать ее динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование системы и достижение того или иного полезного эффекта. Короче говоря, управление — это поддержание энтропии системы на неизменном уровне.

Как уже отмечалось, любая реальная система взаимодействует с внешней средой, в результате чего в ней происходят изменения различного рода, выражающиеся в протекании некоторого процесса. Этот процесс изменения системы и вызывает необходимость управления. Таким образом, в основе любой системы управления лежит процесс, требующий управления.

Однако не всякое протекание процесса требует управления, а лишь то, которое ведет к увеличению энтропии. Поэтому необходимо связать характер изменений, лежащих в основе процесса, с критерием качества системы, т.е. нужно определить цель управления. В этом смысле системы управления обладают целенаправленностью.

Далее, поскольку осуществление процессов управления выделяется в обособленную функцию, то на ее выполнении специализируются некоторые элементы системы. В этой связи системы управления обладают определенной структурой, а именно — состоят из управляемого процесса и управляющей части. Данное положение принципиально, поскольку существуют объекты, которые сохраняют свою качественную определенность и без явно выраженной управляющей компоненты. Как правило, это достаточно простые физические объекты (камень, стул и т.п.), которые в дальнейшем нами рассматриваться не будут.

Управляющая часть воздействует на управляемый процесс, чтобы в соответствии с целью управления обеспечить сохранение качественной определенности всей системы. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей нужно сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, таким образом и управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей структуры друг на друга осуществляется в виде передачи информации, поэтому в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 1).

Рис. 1

Представленная на рис. 1 схема носит общий характер и справедлива для любой системы управления.

Управляющая часть, в свою очередь, включает ряд элементов:

• измерительные;

• исполнительные;

• решающие.

Каждый из них выполняет определенную функцию в реализации процесса управления, и между собой они связаны информационными связями. Эти элементы связаны между собой и с внешней средой посредством передачи информации:

• о целях управления;

• о состоянии управляемого процесса;

• об управляющих воздействиях.

На рис. 2 представлена схема системы управления с учетом состава элементов управляющей части.

Управляемый процесс может иметь довольно сложную структуру, обусловливаемую конкретными особенностями его протекания, и состоять из подпроцессов, относительно автономных и различным образом взаимодействующих друг с другом. Автономность подпроцессов выражается в их определенной локализации во времени и пространстве, в наличии собственных критериев качества функционирования и определяет, таким образом, собственные управляющие части.

Сложная конфигурация управляемого процесса порождает и соответствующее усложнение управляющей части системы управления, приводя к появлению дополнительных координирующих элементов, зачастую нескольких уровней. Можно говорить об относительной самостоятельности управляющейчасти ужесо своими

Рис. 2

критериями функционирования, сложной структурой, принципами и законами внутреннего существования, т.е. речь идет скорее об управляющей системе. А это означает, что функционирование такой системы определяет соответствующий и отличный от других (порождаемых управляемым процессом) специфический вид деятельности — управленческую деятельность.

Исходя из рассмотренных положений можно определить управленческую деятельность как определенным образом организованную в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых в рамках управляющей системы обеспечивает реализацию функций управляемого процесса, а следовательно, и достижение целей системы управления в целом.

Данное определение предполагает наличие следующих характеристик управленческой деятельности:

• управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);

• управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляющей системы;

• управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;

• содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к негэнтропийному протеканию управляемого процесса.

Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений, связанных с непосредственным воздействием на управляемый процесс. Соответствующие теоретико-методологические и практические разработки велись и ведутся именно в указанной области. Но, имея в виду сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, необходимо указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.

Как уже отмечалось, управленческая деятельность в том смысле, в котором мы ее определили, пространственно локализована рамками физического размещения управляющей системы. Указанное физическое размещение в различное время и в различных местах реализовывалось по-разному: приказы в Древней Руси, коллегии в Петровской России, министерства и ведомства в современном обществе, заводоуправления на промышленных предприятиях, деканаты на факультетах высших учебных заведений и т.п. Для обозначения указанных объектов в настоящее время существует обобщенное название — офис. В соответствии с изложенными выше представлениями о системах управления под офисом понимается физическая реализация условий выполнения управленческой деятельности в рамках управляющей системы, а обеспечение его функционирования, т.е. управление самой управленческой деятельностью — офисной деятельностью.