Коммуникация в организациях

Коммуникации осуществляются одновремен­но сверху вниз (между руководителями и подчиненными), снизу вверх, а также по горизонтали. Информационное воз­действие строится как по общим, так и по специфическим принципам и правилам, предполагающим их знание, умение ими пользоваться и приобретение соответствующего опыта. Наиболее правильно будет функционировать система комму­никаций в тех организациях, в которых все работники участву­ют в организационных коммуникациях. При этом не имеется в виду, что все участники коммуникативных процессов в равной степени управляют информационными потоками.

Коммуникации в малых группах имеют свою специфику. В отличие от массовых коммуникаций члены малой группы имеют возможность высказывать собственные суждения, что повышает возможность раскрытия потенциальных способно­стей членов группы.

Руководитель при обсуждении информации в малой группе с целью повышения эффективности коммуникации должен поощрять аргументированные высказывания и ценные пред­ложения, добиваться точности и объективности информации, уважая мнения других лиц, а также групп, если они содержат ценные предложения и рекомендации, учитывая настроен­ность как своей, так и противоположной стороны, взаимные ожидания.

Чем выше ранг руководителя, тем больше информации проходит через него. При этом он должен обеспечить прохож­дение информации в те звенья коммуникативных цепей, кото­рые нуждаются в этой информации.

Руководители, придерживающиеся либерального стиля управления, используют преимущественно неформальную систему коммуникаций. Они поощряют расширение связей во всех направлениях. Поэтому коммуникативные связи репре­зентативно отражают структуру организации, а информация доходит до работников достаточно полной и адекватно отража­ет состояние дел.

Консервативный (авторитарный) стиль управления пред­полагает наличие хорошо структурированной цепи команд, в результате чего ограничивается число связей, коммуникации осуществляются преимущественно сверху вниз, качество ком­муникации не всегда отвечает требованиям организации, мно­го информации искажается или теряется в каналах прямой и обратной связи.

Параллельно со структурированной сетью коммуникаций в организации образуется параллельная неформальная сеть, которая может или помогать работе основной сети (как правило, в либеральной сети коммуникаций), или, наоборот, препятст­вовать ей (в авторитарной системе коммуникаций).

Правильно организованные коммуникации являются глав­ным инструментом выполнения руководителями функции управления, так как они способствуют: повышению эффек­тивности управления, утверждению авторитета руководителя, повышению эффективности функционирования всех сфер жизнедеятельности организации. Поэтому руководители не менее 3/4 своего рабочего времени тратят на формирование взаимодействия как внутри организации, так и вне ее.

Можно выделить четыре основные функции коммуникации:

- функцию контроля за поведением членов группы - иерархиче­ская структура организаций и соподчиненность персонала тре­буют от работников определенного поведения. Работника, на­рушающего своими действиями стратегию организации, про­сят изменить свое поведение;

- мотивационную — коммуникация усиливает мотивацию ра­ботника, повышая осознанность его действий путем доведения до него сведений о том, что должно быть сделано, почему эту работу нужно выполнить именно так и в указанные сроки;

- функцию выражения эмоциональных качеств работников, способствуя реализации их социальных потребностей;

- функцию передачи информации и принятия решений, так как представляет информацию, которая необходима индивидам и группам для принятия решений, идентификации ее для оцен­ки и последующего выбора альтернативного решения.