2015-04-20
4509
Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
- Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
- Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
- Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения, в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием; образование, опыт работы в учреждении; кем назначается и освобождается от занимаемой должности; какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.
Например:
1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.
1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.
1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
* уставом университета;
* действующим законодательством РФ;
* правилами внутреннего трудового распорядка;
* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;
* нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
* настоящей должностной инструкцией.
2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.
Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.
Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:
*руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;
*оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;
*инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
*контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;
*руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;
*осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
*организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
*составлять установленную отчетность;
*принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации;
*сохранять конфиденциальность информации».
3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.
Например: «Инспектор имеет право:
*проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;
*не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;
*докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а так же за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
Например, «Инспектор несет ответственность за:
*неиспользование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;
*нарушение инструкции по делопроизводству организации;
*нарушение трудового распорядка, а так же данной должностной инструкции».
5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности).В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.
Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:
*с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;
*с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями;
*с информационным отделом — по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
