2015-04-20
5944
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых идостаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, егоюридического статуса и этапов документирования. Табель является способомнормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Методика разработки Табеля создана ВНИИДАД. Она включает в себя следующие этапы:
•отбор форм документов для включения в Табель;
•определение формы и структуры Табеля;
•согласование и утверждение Табеля.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Отбор формы документов для включения в Табель. В Табель включаются не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практики работы. Их следует дополнительно проверить на предмет необходимого и оптимального состава реквизитов.
Определение формы и структуры Табеля. Табель имеет табличную форму. Перечень граф зависит от глубины проводимой систематизации и соответствует списку параметров карт форм документов, которые заполнялись на первом этапе разработки Табеля. Например, Табель может иметь такие графы:
Наименование формы документа.
Код формы.
Дата утверждения, наименование организации, утвердившей форму документа.
Периодичность издания.
Назначение.
Составитель документа.
Внутреннее согласование.
Внешнее согласование.
Подпись
Утверждение.
Оттиск печати.
Адресат.
Регистрация, контроль исполнения.
Место хранения.
Примечания.
Перечень граф Табеля может быть более узким. Однако необходимый минимум должны составлять 1, 3, 4, 5, 15-й пункты. Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач. Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.
Согласование и утверждение Табеля. После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии и с правилами, установленными Табелем. При завершении согласования Табель подписывает руководитель службы ДОУ. На последнем этапе Табель утверждается руководителем предприятия. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
Работники службы ДОУ обязаны поддерживать Табель в рабочем состоянии, т.е. своевременно вносить в него необходимые согласованные изменения: внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а так же осуществлять контроль за порядком его использования.
Целесообразно создавать Табель в двух видах:
•на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в службе ДОУ;
•в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:
•назначение документа, информация, которую он должен нести;
•оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требований
ГОСТ 6-30-2003);
•унифицированный текст документа.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его так же руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а так же в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word.
Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организации.
