Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат – лицо или организация – получатель документа.
Адресант – отправитель корреспонденции.
Акцепт – принятие предложения и о заключении контракта.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.
Архивная справка – справка об имеющихся в документальных материалах архива
Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых требований.
Баланс предприятия – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.
Виза официального документа – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа – заверенная копиячасти документа.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация -оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.
Досье – комплект документов дела.
Дубликат документа –повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заключение – документ или текст, содержащий мнение комиссии, организации, специалиста по какому-либо вопросу, документу, теме.
Запрос – официальное письмо, требующее ответ.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.
Исковая давность – срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.
Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Карта – заместитель – документ, помещенный на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Контрагент – одна из сторон контракта, договора.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа: заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Личное дело – совокупность документов, содержащие сведения о работнике.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Опись – юридически оформленный перечень документов.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оферта – письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющихправа лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Претензия – служебное письмо о невыполнении обязательств другой стороной.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа – предварительный, неподписанный документ, предназначенный для рассмотрения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс (номер) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Рекламация – письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Реферат – краткое письменное изложение источника.
Свободная оферта – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения основной функцией которых является работа с документами.
Служебная записка – официальный документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Унифицированная система документации (УСД) – системе документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, полученных по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловом документе.
Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, банковской, транспортной и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формуляр – образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
[1] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения – М., 1998.-С.1, п.3.
[2] Там же. – С.2, п.32.
[3] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения – М., 1998.-С.2, п.22.
[4] Там же. – С. 2, п. 23
[5] Допускается использование форматов А3 и А6.
[6] Керженцев П.М. Принципы организации. М., 1968.