Ввод SQL-выражения

В SQL-окно можно непосредственно вводить команды, составляющие SQL-запрос. Это рекомендуется делать в тех случаях, когда пользователь хорошо знает язык SQL. Проектирование SQL-запроса начинается с создания нового QBE-запроса. После открытия окна конструктора QBE-запроса следует сразу активизировать команду Режим SQL из меню Вид. На экране появится окно SQL.

В окно SQLвведите инструкции, составляющие SQL-запрос. При вводе текста в этом окне слишком длинные строки разрываются. Для повышения наглядности инструкций каждую командную строку SQL можно начинать с новой строки, используя комбинацию клавиш [Ctrl+Enter].

Для сохранения набранной в SQL-окне последовательности инструкций следует нажать кнопку OK. Если в SQL-запросе нет ошибок, Access сформулирует эквивалентный ответ. QBE-запрос можно выполнить, вызвав из меню Запрос команду Запуск или активизировать кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов.

3. Работа с формами

Вводить информацию в Access можно двумя способами: в таблицу и в форму. Выбор способа ввода данных зависит от частоты их изменения.

Если предполагается, что вводимые данные будут изменяться редко, то для работы с данными используйте таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать и тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных.

Но если вводимые данные будут изменяться часто, помещайте их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например на информации, касающейся конкретного клиента.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. При этом следует определить последовательность расположения полей в форме, объединив логически взаимосвязанные поля в группы, а также внести в форму элементы управления. На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм: одну – для руководителя, другую – для бухгалтера, третью – для работника склада и т.д.

Вся информация формы содержится в ее элементах управления, некоторые из них непосредственно связаны с полями базовой таблицы. В таких элементах можно показать содержимое соответствующих полей таблицы и внести в них изменения. Другие элементы формы, например названия полей, служат для ее оформления.

Форму можно создать тремя способами:

– с помощью Конструктора форм;

– с помощью Мастера форм;

– используя Автоформу.

Конструктор форм создает макет формы и предоставляет пользователю набор инструментов (включая такие средства автоматизации, как мастера и построители), с помощью которого можно создать форму.

Мастер по использованию форм «руководит» процессом проектирования форм. В результате диалога пользователя и мастера по созданию форм появляется готовая форма.

Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает форму одного из следующих типов:

– в столбец;

– ленточная:

– табличная.

Если вы уже освоились c Access и при проектировании и оформлении форм чувствуете себя уверенно, можно отказаться от поддержки мастера и сконструировать новую форму самостоятельно.