Лабораторная работа № 5
Создание шаблона и формы акта
Введение
В широком смысле акты ‑ это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что хотя этот вид документа относится к организационно-распорядительной документации, его унифицированные и типовые формы широко применяются в других подсистемах управленческой документации (финансовой, учетно-отчетной и др.).
Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов.
В системе организационно-распорядительной документации акт ‑ это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.
В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.
Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).
Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Рассмотрим их.
При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:
- наименование вышестоящей организации (если имеется);
- наименование организации;
- название вида документа;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- подпись;
- дата;
- регистрационный индекс.
Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:
- гриф утверждения;
- печать;
- код документа по Общегосударственному классификатору (ОКУД);
- отметка о контроле;
- отметка об ознакомлении с актом.
Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.
Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.