Лабораторная работа № 7
Создание шаблона и формы приказа
Введение
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Подготовка приказа включает:
· изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
· подготовка проекта приказа;
· согласование проекта со специалистами;
· подписание приказа руководителем.
Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).
Приказ включает такие реквизиты, как:
1) наименование вида документа – ПРИКАЗ;
2) дата (датой приказа является дата его подписания);
|
|
3) номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);
4) заголовок (отвечает на вопрос «О чем?», например «О реорганизации фирмы»);
5) текст приказа;
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:
· «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
· «что сделать» (указывают конкретную работу)
· «в какие сроки»
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
6) визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами). Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа;
7) подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право);
8) отметка об исполнителе.
Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
|
|
Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:
1. По организационным вопросам:
· создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
· образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
· утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
· координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
· утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
2. По основной производственной деятельности:
· обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
· обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
· формирование и осуществление научно-технической политики;
· обеспечение выпуска качественной продукции;
· подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
· решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
3. По личному составу (кадрам) организации:
· обеспечение отбора и приема на работу персонала;
· создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
· оформление перевода на другую работу;
· оформление командированных работников;
· оформление поощрений работников и наложения взысканий;
· оформление высвобождения (увольнения) работников;
· решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.).
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.