Использование запросов для удаления данных

Для удаления данных из базы данных Access можно использовать запросы двух типов. Тип используемого запроса зависит от того, что именно требуется удалить.

· Если нужно удалить отдельные поля в записях одной или нескольких таблиц, следует использовать запрос на обновление, который заменяет существующие значения либо на пустое значение (то есть на отсутствие данных), либо на пустую строку (пару двойных кавычек без пробела между ними).

Запрос на обновление используется для удаления отдельных полей потому, что запрос на удаление по умолчанию удаляет только строки целиком.

· Если требуется удалить записи (строки) целиком, следует использовать запрос на удаление.

По умолчанию запрос на удаление удаляет все данные каждого поля записи вместе со значением ключа, который делает эту запись уникальной. При выполнении такого запроса всегда удаляется строка таблицы целиком. Процесс состоит из следующих основных этапов: создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на удаление и выполнение его для удаления данных.

Следует помнить: если запись, которую нужно удалить, является стороной «один» отношения «один-ко-многим», необходимо перед выполнением запроса изменить свойство этого отношения.

Кроме того, помните, что после удаления или обновления записи или ее части невозможно отменить эти изменения, поэтому следует всегда делать резервную копию данных перед выполнением запроса на удаление.

Планирование удаления

Процесс использования запроса для удаления записей включает следующие основные этапы.

· Спланируйте удаление. Следует убедиться в наличии необходимых разрешений на удаление данных и в том, что другие пользователи закрыли объекты, использующие соответствующие таблицы, а затем создать резервную копию базы данных.

· Убедитесь, что база данных находится в надежном расположении или подписана цифровой подписью. Если ни одно из этих условий не выполняется, можно предоставить базе данных состояние доверенной на время сеанса работы с ней. Помните, что по умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (на удаление, обновление и создание таблицы), если базе данных не предоставлено состояние доверенной.

· Если требуется удалить данные из нескольких таблиц, и эти таблицы связаны, включите параметры Целостность данных и Каскадное удаление связанных записей для каждой из связей. Это позволит запросу удалять данные из таблиц со стороны отношения «один» и «многие».

· Создайте запрос на выборку и добавьте условия для получения нужного набора записей.

· Если нужно удалить отдельные поля из таблицы, преобразуйте запрос на выборку в запрос на обновление, введите значение NULL или пустую строку ("") в качестве условия обновления и выполните запрос.

· Если нужно удалить записи целиком, преобразуйте запрос на выборку в запрос на удаление и выполните его.