Далее. Создание письма

Задание

Необходимо создать письмо от туроператора турагентствам об изменении расчетного счета. Для этого:

1. Создайте основной документ. Введите в него только постоянную часть текста – ту, что выделена жирным шрифтом (без фрагментов, которые выделены серой заливкой).

______________________________________________________________

Турагентство Название турагентства

Господа!

Сообщаем вам об изменении нашего расчетного счета. Новый №12356789615975376153.

______________________________________________________________

2. Сохраните документ в своей рабочей папке с именем Информация.

3. Щелкните мышью после слова Турагентство.

4. Вкладка Рассылки – группа команд Начать слияние – кнопка Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. Эта команда позволит создать полный основной документ и файл источника данных.

5. На панели Слияние (справа на экране):

Ø Выбор типа документа – Письма - Далее. Открытие документа

Ø Выбор документа – Текущий документ – Далее. Выбор получателе й

Ø Выбор получателей – Использование списка

Существующий список – Обзор

В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите диск и папку, в которой хранится файл базы данных Туроператор. Щёлкните по имени файла и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне Выберите таблицу выделите таблицу Список турагентств и нажмите ОК. В окне Получатели слияния щелкните ОК.

Далее. Создание письма

Ø Создание письма. Далее. Просмотр писем.

Ø Просмотр писем. Далее. Завершение слияния.

Ø Завершение слияния. Средство слияния подготовлено для создания писем. Закройте панель Слияние.

Ваше письмо может выглядеть, примерно, так:

6. Теперь в основной текст добавим специальные поля, вместо которых на этапе слияния будут подставлены конкретные значения. Добавим в основной текст поле слияния и поле слияния Word (Обращение). Для этого:

Ø вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей – Вставить поле слияния – Турагентство (в тексте после слова Турагентство должно появиться название первого турагентства);

Ø установите курсорна пустую строку между Турагентством и предложением Сообщаем вам;

Ø вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей - кнопка Правила - IF…THEN…ELSE («Условное поле»). В открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите следующее (см. рисунок) и нажмите ОК.

7. Создание основного документа и источника данных закончено. С помощью кнопок на вкладке Рассылки – группа команд Просмотр результатов - Предыдущая запись и Следующая запись можно перейти к другим записям источника данных и просмотреть различные варианты приглашения.

Отформатируйте получившееся приглашение. Результат может быть, примерно, таким:

8. Для рассылки писем по электронной почте или по факсу этого будет достаточно. Но если необходимо распечатать все эти письма сразу, то использовать ту форму, какую имеем сейчас – неудобно. Для распечатки всех писем удобнее будет сформировать документ, где на каждом листе будет находиться одно письмо.

9. Создадим такой файл: вкладка Рассылки – группа команд Завершить – Найти и объединить – Изменить отдельные документы. В окне Составные новые документы активизируйте переключатель Все, нажмите ОК.

10. В новом файле каждое письмо будет занимать новый лист! Посмотрите, сколько писем получилось, и сохраните документ в своей папке на диске с именем Рассылка.