Теоретические сведения. Определение 1. Форма – это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса

Определение 1. Форма – это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса.

Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Использование инструмента «Форма» для создания новой формы

1. В области переходов щелкните таблицу (или запрос) с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма (рис. 1).

Рис. 1. Команды для создания форм.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными. Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице Типы Вкладов, и между таблицами Типы Вкладов и Открытые вклады определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы Открытые вклады, относящиеся к текущей записи типа вклада. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Создание разделенной формы

Разделенная форма – это возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы.

Созданная разделенная форма для таблицы Открытые вклады выглядит следующим образом. Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы (рис. 2).

Рис. 2. Пример разделенной формы.

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части.

Создание формы при помощи инструмента «Несколько элементов»

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму Несколько элементов. Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, так как это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля (рис. 3).

Рис. 3. Пример формы, созданной инструментом «Несколько элементов».

Создание формы в режиме конструктора

Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, в частности следующие.

1. Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

2. Изменять источник элемента управления Поле непосредственно в поле без использования окна свойств.

3. Изменять размеры разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных.

4. Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию или Режим формы).

Создание формы с помощью Мастера форм

Формы легко создавать через Мастер форм, а затем в режиме конструктора редактировать по вкусу пользователя. Мастера упрощают работу в Access, поэтому для начинающего пользователя этот режим работы является основным.

Создание подчиненных форм

Подчиненные формы создаются для анализа деятельности сотрудников, для анализа товарооборота, для анализа работы с поставщиками или партнерами и т.д. Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма - подчиненная форма» часто называют также иерархической формой.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим».

Создание отчетов

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой Создание – Отчеты – Мастер отчетов (рис. 4).

Рис. 4. Инструменты для создания отчетов.

В процессе работы Мастер отчетов предложит выбрать таблицу (или запрос), затем выбрать из списка доступные поля, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором (рис. 5).

Рис. 5. Первый шаг мастера отчетов.

Переносим в правую часть все доступные поля (рис. 6).

Рис. 6. Выбор полей для отчета.

Далее, при необходимости, настраиваются уровни группировки. На этом шаге можно задать по какому полю нужно выполнить группировку данных в будущем отчете (рис. 7).

Рис. 7. Уровни группировки данных отчета.

На следующем шаге можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировку по возрастанию для поля Фамилия (рис. 8).

Рис. 8. Задание сортировки записей в отчете.

Далее выбираем табличный макет и книжную ориентацию бумаги, так как число полей в таблице небольшое, и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом (рис. 9).

Рис. 9. Выбор макета отчета.

Следующий шаг Мастера отчетов предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) – выберете тот, который вам больше подходит (рис. 10).

Рис. 10. Выбор стиля оформления отчета.

На завершающем этапе нужно выбрать удобное имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду Изменить макет отчета. Выбираем последний вариант (рис. 11).

Рис. 11. Последний шаг мастера отчетов.

В итоге получим представление отчета в режиме конструктора (рис. 12).

Рис. 12. Отчет в режиме конструктора.

Замечание. Обратите внимание, что в нижнем колонтитуле стоит функция Now(). Эта встроенная функция в MS Access, она вставляет текущую дату и эта дата выводится на принтер, когда отчет базы данных выводится на печать.

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля Фамилия в Области данных, нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины (изменяем ширину ячейки в таблице). После этого действия щелкаем мышью на команде Режим в левой части вкладки Конструктор и переключаемся в режим просмотра полученного отчета (рис. 13).

Рис. 13. Отчет Вкладчики банка.