Общие сведения. Управление несколькими проектами

Управление несколькими проектами.

Цель работы: использование MS Project для управления сложными проектами

Указания к выполнению лабораторной работы

Общие сведения

Microsoft Project позволяет вставлять один проект внутрь другого. В любом представлении со списком задач подпроекты выглядят как суммарные задачи. Ко всем задачам подпроекта имеется полный доступ: Вы можете просматривать и изменять их содержимое, при этом меняются сведения о задачах в исходном файле проекта. Необходимость разбиения проекта на главный проект плюс подпроекты может быть вызвана как сложностью проекта и наличием подчиненных руководителей проекта, так и необходимостью переключаться между проектами с разными уровнями детализации.

Для создания главного проекта необходимо в проект, который станет главным, добавить все остальные подчиненные проекты. Для этого открываем проект, который будет главным и выбираем представление со списком задач, например «диаграмму Ганта». Выделяем строку, под которой мы хотим вставить подпроект. Задача в этой строке может находиться на любом уровне существующей структуры. Вставленный проект будет находиться на том же уровне, что и выделенная задача. Выберите пункт «Проект» в меню «Вставка». В появившемся окне выберите имя вставляемого проекта и нажмите кнопку «Вставить».

Для связи задач из разных проектов необходимо:

‒ открыть оба проекта: проект, содержащий задачу, которая будет зависимой, и проект, содержащий задачу, которая будет зависящей;

‒ выбрать задачу, для которой нужно создать зависимость от внешней задачи-предшественника и в окне «Сведения о задаче» открыть вкладку «Предшественники»»;

‒ в столбце «Ид.» ввести имя проекта и идентификатор задачи-предшественника, разделенные обратной косой чертой. Например, для задачи с идентификатором 1 в файле с названием «Проект1» необходимо ввести «Проект1\1».

Для контроля связей между проектами необходимо выбрать пункт «Связи между проектами» из меню «Сервис». В открывшемся диалоговом окне будут показаны сведения о всех внешних предшественниках и внешних последователях. Также в любом представлении задач можно добавить в табличную часть поле «Внешняя задача», в котором будет указана является ли данная задача внешней по отношению к данному проекту, и поле «Проект» в котором будет указано имя проекта, к которому относится задача.

Для удаления связей между проектами можно использовать диалоговое окно «Связи между проектами». Перейдя на вкладку внешних предшественников или последователей, выделите связь, которую необходимо удалить, и нажмите кнопку «Удалить связь».

Сведения о ресурсах и задачах могут быть перенесены из одно проекта в другой. Для этого можно использовать стандартные команды «Копировать ячейку», «Вырезать ячейку» и «Вставить» из меню «Правка». При вырезании ячейки, она будет удалена из исходного проекта, это применимо, если необходимо разбить сложный проект на несколько подпроектов. Для копирования открываем проект, из которого необходимо скопировать данные и выбираем соответствующее представление данных. Например, для копирования информации о задачах можно использовать диаграмму Ганта. Выделив необходимые данные, выбираем пункт меню «Копировать» из меню «Правка». Далее открываем проект, куда необходимо скопировать данные, и выбираем аналогичное представление данных. Выделяем строку, после которой мы хотим добавить копируемые данные. После этого выбираем пункт меню «Вставить» из меню «Правка».

В тех случаях, когда необходимость изменять данные подпроекта отсутствует, можно сделать подпроект доступным только для чтения. Для настройки доступа необходимо в диаграмме Ганта выделить суммарную задачу, относящуюся к подпроекту и нажать кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов «Стандартная». В диалоговом окне (рисунок 9.2) переходим на вкладку «Дополнительно» и устанавливаем флажок «Только для чтения».

Кроме подхода «главного проекта плюс подпроекты» сведения из нескольких проектов также могут быть собраны в один объединенный проект. Такой проект также создается с помощью функции «Вставка проекта», но имеет следующие отличия:

‒ объединенный проект не обязательно должен иметь иерархическую структуру. Все вложенные проекты могут находится на одном уровне;

‒ проекты могут не иметь абсолютно никакого отношения друг к другу. Объединенный проект может быть только хранилищем нескольких файлов;

‒ объединение проектов в одном файле может быть временным и применяться, например для формирования отчета.

Для объединения проекта необходимо создать новый проект, затем вставить в него все необходимые файлы проектов через пункт «Проект» меню «Вставка» как и для главного проекта.

Специфическим вариантом объединенного проекта является пул ресурсов, такой проект служит исключительно для хранения сведений о ресурсах, их доступности, стоимости и текущем использовании. В качестве пула можно использовать как один из имеющихся проектов, содержащий все необходимые ресурсы, так и создать новый. Для создания нового пула ресурсов необходимо во вновь созданном проекте заполнить информацию о ресурсах, например, используя «Лист ресурсов». Необходимо ввести, по крайне мере имя ресурса, единицу измерения и стандартную ставку.

После сохранения пула ресурсов как обычного проекта, его можно подключать к другим файлам проектов. Для этого необходимо открыть файл пула ресурсов и файл проекта, к которому планируется добавить ресурсы. Далее в проекте выбираем пункт «Доступ к ресурсам» из меню «Сервис/Общие ресурсы». В открывшемся диалоговом окне «Общий доступ» к ресурсам (рисунок 9.1) можно подключить нужный пул ресурсов и выбрать метод обработки конфликта ресурсов.

Рисунок 9.1 – Общий доступ к ресурсам.

При следующем открытии файла проекта, будет предложено открыть и файл пула. Если пул ресурсов не будет открыт, то доступа к его ресурсам тоже не будет. В следующем окне можно выбрать режим доступа к файлу пула, включая только чтение, чтение и запись, а также чтение и запись с созданием главного проекта для всех файлов связанных с пулом ресурсов.

При использовании пула ресурсов в нескольких проектах, необходимо периодически обновлять информацию о его состоянии. Для этого необходимо выбрать пункт «Обновить пул ресурсов» меню «Сервис/Общие ресурсы».

Для отключения использования пула ресурсов необходимо в окне «Общий доступ к ресурсам» установить переключатель «Использовать собственные ресурсы».