Редактирование документа Word

Клавиши и переводят курсор на один символ вправо или влево, а клавиши и - на одну строку вниз или вверх. Клавиши Home и End переводят курсор в начало или конец строки, клавиши Page Up и Page Down - на высоту экрана вверх или вниз.

Комбинация клавиш Ctrl + переводит курсор на одно слово вправо, а Ctrl + - на одно слово влево. Ctrl + переводит курсор к началу следующего абзаца, а Ctrl + - к началу текущего абзаца. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up переводит курсор на следующую страницу, а Ctrl + Page Down - на предыдущую страницу (нужно отметить, что эти комбинации клавиш клавиатуры не всегда работают именно так). Комбинация клавиш Ctrl + Home переводит курсор в начало документа к самому первому символу, а Ctrl + End - к концу документа к самому последнему символу.

Также некоторые особенности и дополнительные возможности имеются при перемещении курсора в таблицах. Клавиша клавиатуры Tab переводит курсор в следующую ячейку таблицы, а комбинация клавиш клавиатуры Shift + Tab - в предыдущую ячейку. Комбинация клавиш Alt + Home переводит курсор в первую ячейку строки, а Alt + End - в последнюю ячейку строки. Комбинация клавиш Alt + Page Up переводит курсор в верхнюю ячейку столбца, а Alt + Page Down - в нижнюю ячейку столбца.

Выделение текста:

Выделять фрагменты текста можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все возможные комбинации клавиш для перевода курсора по документу. Например, если необходимо выделить часть документа от текстового курсора до конца документа, то достаточно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + Ctrl + End.

Выделение элементов таблиц:

Одна строка таблицы выделяется так же, как строка текста, то есть щелчком мыши слева от выделяемой строки. Таким же способом, как строки текста, выделяются и несколько строк таблицы.

Для выделения столбца таблицы следует подвести указатель мыши сверху к столбцу, пока он не превратится в маленькую черную вертикальную стрелку, и после этого один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких столбцов надо любым способом выделить первый из выделяемых столбцов, а затем, не отпуская левой кнопки мыши, распространить выделение на следующие столбцы. Несколько столбцов можно выделять также с использованием клавиши клавиатуры Shift. Любым способом выделите первый столбец, а затем выделите последний столбец при нажатой клавише Shift.

Ввод текста в документ:

При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций:

Word 2010 допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего будет произведено некоторое автоматическое форматирование и текстовый курсор будет зафиксирован в этом месте. Именно с этого места и можно вводить текст.

Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв строки.

Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв страницы.

Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе.

Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.

Знаки препинания.,:;!? пишутся слитно со словом, за которым следуют.

После знаков препинания.,:;!? ставится пробел, за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.

Перед знаками " " ([ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.

Знаки " ") ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.

Знак дефиса (-) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.

Для образования знака тире (-) после слова поставьте пробел, затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире.

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов.

автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.

Вставка специальных символов:

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ; буквы греческого алфавита, например, , латинские буквы с надбуквенными значками, например, , или просто символы-картинки

Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы

Вставка даты и времени:

Установите курсор в место вставки даты и/или времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Вставка / Дата и время. В диалоговом окне Дата и время выберите язык и формат вставляемых данных. Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа.

Выбор шрифта:

Шрифт определяет внешний вид символов текста.

По умолчанию в Word 2010 при создании нового пустого документа для основного текста принят шрифт Calibri, а для заголовков - Cambria.

Определенных правил для выбора шрифта документа не существует. Не рекомендуется в одном документе использовать большое разнообразие шрифтов - это затрудняет восприятие текста.

При выборе шрифта следует иметь в виду, что не все шрифты содержат начертания русских букв, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings).

Установка размера шрифта:

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах - пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм.

Обычно для оформления основной части текста используют шрифты размером от 10 до 14 пт.

Выбор цвета шрифта:

По умолчанию в Word 2010 при создании нового пустого документа для основного текста установлен цвет шрифта авто, который на белом фоне отображается как черный. Режим авто означает, что при использовании заливок (фона) темных цветов цвет шрифта автоматически изменится на белый. Цвет шрифта, принятый по умолчанию для заголовков и других элементов текста документа, зависит от выбранной темы оформления.

Использование надстрочных и подстрочных знаков:

Для оформления надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов) используют соответствующие кнопки группы Шрифт вкладки Главная.

Установка отступов:

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное - от центра к краям страницы

Для установки отступов можно использовать "бегунки" на горизонтальной линейке.

Межстрочные интервалы:

Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Для установки величины интервала обычно используют кнопку Интервал группы Абзац вкладки Главная.

Обычно текст оформляют с межстрочным интервалом в 1,0…2,0 строки. По умолчанию при создании нового документа установлен интервал 1,15.

Списки:

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить какими-либо значками - маркерами. Часто такое оформление применяется не только к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть еще один способ оформления текста - многоуровневые списки. В них можно использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и маркеров определяется уровнем текста.

При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, автоматически пронумеровать нельзя.

Для имеющегося списка можно изменить начальный номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как продолжение предыдущего списка в документе. Для этого:

Выделите абзацы, оформленные в виде списка. Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Задать начальное значение. В диалоговом окне Задание начального значения установите необходимые параметры.

При создании многоуровневого списка, если абзацы оформляемого текста не различаются отступами слева, то первоначально этот список не будет многоуровневым.

Для понижения уровня отдельных абзацев списка надо увеличить отступ слева. Для этого: Выделите абзац (абзацы) и нажмите кнопку Увеличить отступ группы Абзац вкладки Главная. Каждое нажатие кнопки понижает выделенные абзацы на один уровень. Для повышения уровня нажмите кнопку Уменьшить отступ.

Для понижения уровня элементов в списке можно также использовать клавишу Tab, а для повышение - комбинацию Shift +Tab.

Изменение порядка нумерации:

Для имеющегося списка можно изменить начальный номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как продолжение предыдущего списка в документе. Для этого:

Щелкните правой кнопкой мыши по первому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Задать начальное значение. В диалоговом окне Определение нового формата номера установите необходимые параметры.

4) Работа с таблицами в MS Word

Таблицы в документах Word используют, большей частью, для упорядочивания представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно применять для создания бланков документов. Табличные данные можно использовать для создания диаграмм. Ячейки таблицы могут содержать текст, графические объекты, вложенные таблицы. Для вставки таблицы используют вкладку Вставка.

Для работы с таблицами в Microsoft Word применяют контекстные вкладки Конструктор и Макет группы вкладок Работа с таблицами. Эти вкладки автоматически отображаются, когда курсор находится в какой-либо ячейке существующей таблицы.

Кроме обычных таблиц Word документы могут содержать таблицы, импортированные из Microsoft Excel, и таблицы Microsoft Excel, созданные непосредственно в документе.

Для быстрой вставки простой таблицы во вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и в появившемся табло при нажатой левой кнопке выделите необходимое число столбцов и строк. При наведении указателя мыши срабатывает функция динамического просмотра, и создаваемая таблица отображается в документе. Таблица занимает всю ширину страницы и имеет столбцы одинаковой ширины.

При создании таблицы можно воспользоваться имеющимися заготовками Microsoft Word или собственными, ранее созданными таблицами.

Копирование таблиц из документов Microsoft Excel:

Таблицу из документов (рабочих книг) Microsoft Excel можно копировать в документ Microsoft Word с помощью буфера обмена. Вставляемая таблица может быть связанной или несвязанной. В связанной таблице данные могут обновляться при изменении данных в исходной таблице Microsoft Excel. В несвязанной таблице обновление данных не происходит. Для вставки связанной таблицы:

Выделите таблицу или фрагмент таблицы на листе документа Microsoft Excel и копируйте в буфер обмена. Установите курсор туда, где будет находиться вставляемая таблица. Для вставки несвязанной таблицы нажмите кнопку Вставить во вкладке Главная.

Для вставки связанной таблицы щелкните по стрелке кнопки Вставить во вкладке Главная и выберите команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка установите переключатель связать и выберите формат вставляемой таблицы.

Создание в документе листа Microsoft Excel:

Если требуется создать таблицу, в которой можно производить сложные вычисления, делать выборки данных, устанавливать числовые форматы, то непосредственно в документе можно создать лист Microsoft Excel. Для этого:

Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица. Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Таблица Excel. В документе появится фрагмент листа Microsoft Excel и отображены вкладки окна Microsoft Excel

Преобразование текста в таблицу:

Для преобразования текста в таблицу необходимо разделить текст с помощью табуляции, точки с запятой или другого знака-разделителя, чтобы указать начало нового столбца. Строка таблицы отмечается знаком абзаца. Для этого:

Выделите фрагмент документа, преобразуемый в таблицу. Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Преобразовать в таблицу. В окне Преобразовать в таблицу в счетчике Число столбцов установите число столбцов создаваемой таблицы (число строк устанавливается автоматически); в разделе Автоподбор ширины столбцов выберите способ изменения ширины столбцов таблицы (при выборе параметра постоянная можно указать ширину столбцов); выберите знак разделителя.

Добавление строк в таблицу:

Для добавления строк в таблицу можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

Установите курсор в любую ячейку строки таблицы, выше или ниже которой требуется вставить новую строку. Нажмите кнопку Вставить сверху или Вставить снизу группы Строки и столбцы. Новая строка снизу таблицы автоматически появляется, если, находясь в последней ячейке последней строки таблицы, нажать клавишу Tab.

Изменение высоты строк:

Высоту строки можно быстро изменить перетаскиванием нижней границы строки.

Высота строк обычно устанавливается в режиме автоподбора. Например, если установлена высота строки 0,7 см, то при увеличении количества текста или размера шрифта в ячейках строки высота будет автоматически увеличиваться. При уменьшении количества текста высота строки будет автоматически уменьшаться, но не будет меньше установленного значения (0,7 см).

Автоподбор ширины столбцов:

Можно подобрать ширину столбцов в зависимости от количества текста в ячейках. Для этого:

Установите курсор в любую ячейку таблицы. Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Автоподбор и выберите требуемый вариант.

Объединение ячеек:

Объединять можно только смежные ячейки, которые суммарно образуют прямоугольную область. Выделите объединяемые ячейки. Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Объединить ячейки.

Использование стилей оформления:

Word предлагает большое число готовых вариантов оформления (стилей оформления) таблиц. Они находятся во вкладке Конструктор в группе Стили таблиц.

Для установки границ таблицы можно использовать элементы группы Нарисовать таблицы и Стили таблиц вкладки Конструктор.

Чтобы задать цвет заливки таблицы, можно использовать кнопку Заливка группы Стили таблиц вкладки Конструктор или кнопку Заливка группы Абзац вкладки Главная.

Сортировка - расположение строк в таблице в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки по данным одного или нескольких столбцов.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию:

Установите курсор в любую ячейку таблицы. Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет. В окне Сортировка в списке поля Сначала по выберите столбец, по данным которого будет выполняться сортировка таблицы. В списке поля тип можно выбрать тип данных, по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически. Установите переключатель направления сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Вычисления в таблице:

В таблицах Word можно выполнять несложные вычисления с использованием формул.

Установите курсор в ячейку, в которой требуется получить результат вычисления. Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите ее.

В окне Формула в поле Формула введите формулу. Для выбора функции можно воспользоваться списком поля Вставить функцию. При желании в списке поля Формат числа можно выбрать числовой результат вычисления (числовой с разделителем разрядов, денежный, процентный).

В некоторых случаях формула в окне Формула может быть записана автоматически. Например, если ячейка находится ниже ячеек с числами, будет записана формула = SUM (ABOVE), что означает суммирование всех вышерасположенных ячеек. Если ячейка находится правее ячеек с числами, будет записана формула = SUM (LEFT), что означает суммирование всех слева расположенных ячеек. Если требуется именно такое действие, можно применить эти формулы. В противном случае поле следует очистить и ввести формулу самостоятельно.

Формула вставляется в ячейку таблицы как специальное поле. При изменении значений в вычисляемых ячейках результат не будет автоматически изменяться. Для пересчета следует выделить ячейку и нажать клавишу F9.

Преобразование таблицы в текст:

Всю таблицу или ее фрагмент можно преобразовать в текст. Установите курсор в любую ячейку таблицы или выделите преобразуемый диапазон. Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Преобразовать в текст.

В окне Преобразование в текст укажите символ, который будет разделять фрагменты текста, сформированные из отдельных ячеек таблицы. Это может быть один из типовых символов (знак абзаца, знак табуляции или точка с запятой) или любой символ по вашему усмотрению, например, точка, пробел, запятая и т. п. В этом случае установите переключатель другой, поставьте курсор в рядом расположенное поле и с клавиатуры введите символ разделителя. Если таблица содержит вложенные таблицы, их также можно преобразовать в текст (флажок вложенные таблицы).

5) Работа с графическими объектами.

Документ Microsoft Word может содержать различные графические объекты: рисунки из графических файлов и рисунки из коллекции клипов Microsoft Office, организационные и обычные диаграммы. В некоторой степени к графическим объектам можно отнести также надписи и объекты WordArt. Наконец, средствами Word можно создавать несложные рисунки.

Для вставки в документ графических объектов используют элементы группы Иллюстрации и некоторые элементы группы Текст вкладки Вставка.

Для работы с рисунками из графических файлов и коллекции клипов в Microsoft Word применяют контекстную вкладку Формат группы вкладок Работа с рисунками. Эта вкладка автоматически отображается при выделении рисунка. Для выделения рисунка следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются маркеры рисунка.

Microsoft Word позволяет вставлять в документ рисунки из графических файлов всех основных графических форматов: jpeg, bmp, gif, tiff и др.

Вставка рисунка из коллекции картинок Microsoft Office:

Картинками (клипами) в Microsoft Office называют мультимедийные файлы: иллюстрации, фотографии, звуки и видео. Можно пользоваться как коллекцией клипов, поставляемой вместе с Microsoft Office, так и, при наличии подключения к интернету, веб-коллекцией с сайта Microsoft.

Изменение режима обтекания:

Первоначально рисунок вставляется непосредственно в текст документа как встроенный объект без обтекания текстом. Для того чтобы рисунок можно было свободно перемещать в документе, следует установить для него один из режимов обтекания текстом. Для этого:

Выделите рисунок. Щелкните по кнопке Обтекание текстом в группе Упорядочить вкладки Формат. В появившемся меню выберите один из вариантов обтекания.

Изменить размер рисунка можно вручную перетаскиванием его маркеров. Можно уменьшить размер изображения рисунка, то есть "обрезать края" рисунка. Во вкладке Формат в группе Размер нажмите кнопку Обрезка.

Края рисунка можно обрезать, придав ему определенную форму. Изменение формы может иметь смысл в основном для рисунков из графических файлов. Например, прямоугольному рисунку можно придать овальную форму. Для этого на вкладке Формат в группе Размер щелкните по стрелке кнопки Обрезка, выберите команду Обрезать по фигуре и в появившейся галерее выберите фигуру. Повернуть рисунок на произвольный угол можно вручную перетаскиванием его маркера поворота.

Можно выбрать один из вариантов резкости, яркости и контрастности изображения. Для этого в группе Изменить вкладки Формат нажмите кнопку Коррекция.