Регистрация документов

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале или памяти ПК. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

* входящие документы;

* исходящие документы;

* внутренние документы;

* контракты коммерческие;

* документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы регистрируются один раз. В небольшой фирме все документы регистрирует секретарь. Там, где есть отделы, регистрация внутренних документов проводится по группам: в бухгалтерии, отделе кадров и канцелярии. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие – в день отправки. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие и порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения и номера дела, в который будет подшит документ (№ 123\02-04). Внутренние документы и коммерческие контракты имеют порядковые регистрационные номера (№ 56).

Журнал регистрации входящих документов.

Индекс документа	Исх. дата и индекс документа	Адрес корреспондента	Заголовок	Испол нитель	Подпись исполни теля	Срок исполнения	Примечание
…. 127\01-07	13.06.2003123\01-05	ЗАО «Оникс»	16.06.2003 О сок-ращении поставок	Козлов	Козлов	20.06.2003

Журнал регистрации исходящих документов.

Дата	№ п/п	Адресат	Заголовок	Исполни-тель	№ дела	Примечание
13.06.2003	121	ЗАО “Север”	О предоплате по контракту № 190 от 22.06.2003	Петров	02-07