Коллегиальные органы, документирование деятельности

Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах, которые оформляются в соответствии с определенными правилами. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (эта группа протоколов не включает специфические протоколы судебно-следственных органов, дипломатической службы, а также протоколы, составляемые официальными лицами для удостоверения какого-либо факта, например протокол санитарного инспектора).

Протоколы оформляются на общих бланках формата А4 или на чистых листах бумаги. Реквизиты протокола следующие:

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— название вида документа (протокол);

— дата заседания;

— номер документа;

— место заседания;

— гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

— заголовок;

— текст;

— подписи.

Датой протокола является именно дата заседания, а не дата окончательного оформления и подписания протокола. Если заседание длится несколько дней, указывают дату начала и через тире — дату окончания заседания, например 01 — 03.12.2009.

Протоколы, как правило, имеют порядковую нумерацию с начала календарного года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний. Вместе с тем индекс протокола может состоять из порядкового номера в пределах календарного года и через косую черту — порядкового номера с момента избрания данного органа.

В реквизите «Место заседания» указывают город, в котором состоялось заседание.

В заголовке протокола указываются вид коллегиальной деятельности — заседание, собрание, совещание — и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: Протокол заседания экспертной комиссии; Протокол собрания членов жилищного кооператива.

В тексте протокола выделяют две части — вводную и основную. Вводная часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке:

Председатель — фамилия и инициалы.

Секретарь — фамилия и инициалы.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола отсутствует.

В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа сначала перечисляются фамилии присутствующих постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (без указания должности), а затем — фамилии приглашенных с указанием их должностей:

Присутствовали — перечисляется состав присутствующих.

Приглашенные — указываются должности, наименования организаций и фамилии приглашенных.

На крупных расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали — 35 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, в которой указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии и инициалы докладчиков, а также в случае необходимости и их должности. Вопросы в повестке дня должны располагаться так, чтобы первыми были наиболее важные и сложные. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и помещается с новой строки с абзацного отступа.

Пример:

Повестка дня:

1. О подготовке предприятия к работе в зимний период. Доклад главного энергетика Головни В. П.

2. Об итогах проверки предприятия органами государственного пожарного надзора. Сообщение начальника отдела охраны труда Стояна И. А.

В повестке дня не должно быть вопроса, сформулированного словом «разное». Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован.

В отдельных случаях, если на рассмотрение выносится много вопросов, повестка дня может не вноситься в текст протокола, а оформляться в виде приложения. Тогда в протоколе делается отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть протокола отражает работу коллегиального органа. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами, при этом номер раздела должен соответствовать номеру вопроса повестки дня. Каждый раздел строится по традиционной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст и это позволяет быстро найти нужный вопрос.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел и пишется от левого поля без отступа рядом с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. В следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы излагают основное содержание доклада (сообщения). Текст излагают от третьего лица единственного числа, например: «Указала, что необходимость предоставления…»

Если текст или тезисы докладов или выступлений прилагаются отдельно, то после фамилии с инициалами делают запись: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Так же оформляется раздел «ВЫСТУПИЛИ». Однако имеются и некоторые отличия. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишут от левого поля без нумерации. Следует также обратить внимание: фамилии выступающих в данном разделе указывают в именительном падеже. Фамилию и инициалы каждого выступающего пишут с абзаца, далее ставят тире и с прописной буквы излагают суть выступления. В тексте выступления целесообразно каждую мысль выступающего начинать с абзаца.

По каждому вопросу повестки дня принимают решения, которые фиксируют ниже слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» с абзаца. Раздел «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают через 2 — 3 межстрочных интервала после предыдущего текста.

Если в постановлении (решении) содержатся различные по характеру вопросы, то оно делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Постановляющая часть протоколов, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и в какой срок.

Принятые решения записывают, начиная чаще всего словами: утвердить тот или иной доклад, одобрить те или иные меры, такую-то информацию принять к сведению, утвердить проект в принятой редакции или с учетом внесенных изменений и поправок.

Особое мнение по поводу принятого решения участник заседания за своей подписью может изложить на отдельном листе, который прилагается к материалам протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

При необходимости в протоколе указывают результаты голосования по тем или иным вопросам, которые стали основанием для принятия решения. Результаты голосования, например по каждой кандидатуре, записывают таким образом: «За Смирнову Ю. А. подано 63 голоса, против — 0, воздержались — 2».

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Текст протокола должен быть кратким, точным, ясным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Наиболее важные заседания на крупных предприятиях стенографируют. После расшифровки стенограмму прилагают к протоколу.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают краткими и полными. В кратком протоколе указывают только повестку дня, фамилию докладчика, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса, о мнениях, высказанных в прениях. Его можно вести в том случае, когда заседание стенографируется или ведется фонозапись, а также когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. В любом случае стенограмма и фонограмма не исключают протокола. Краткими протоколами оформляются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях составляют полный протокол.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а на предприятиях, действующих на принципе единоначалия, — в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Копии протоколов, выписки из постановлений (решений), принятых на заседаниях коллегиальных органов, оформляются так же, как и другие распорядительные документы.

Все документы, связанные с подготовкой заседания (прежде всего это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов и тезисов докладов, проектов предполагаемых решений), обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: «Протоколы заседаний и документы к ним».

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

6. Письма бывают: сопроводительные гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные.

7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.

8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.

9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.

10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.

11. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя. Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».

12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем».

Классификация служебных писем

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.