Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности

Основные этапы:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа

Предусматривает сбор информации по вопросу, ее анализ, оформление аналитической справки и проекта решения коллегиального органа. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений и организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть — поручения. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа

Справка и проект решения передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов, их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения и формирования представления о рассматриваемом на заседании вопросе.

3. Обсуждение вопроса (материалов) на заседании коллегиального органа и принятие решения по рассмотренным материалам

Председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию) и заседание.

На заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

4. Оформление протокола заседания

Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись и/или звукозапись на магнитофонную ленту. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

5. Издание распорядительного документапо решению коллегиального органа

Решения высших органов федеральной исполнительной власти (например, Правительства РФ), представительных и коллегиальных исполнительных органов власти субъектов РФ издаются постановлениями; учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) – решениями.

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа, а фиксируются только в протоколе. Такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

6. Регистрация, тиражирование и доведение решения до исполнителей.