Дополнительные возможности по сохранению базовых

и промежуточных планов

Для поддержки функций учета выполнения и результатов работ в Project предназначена команда Сервис\Отслеживание. Формируемое при вызове этой команды меню приведено на рис. 3.54.

В ранних версиях вплоть до Project 98 каждый раз при сохранении базового плана информация о нем в базе данных Project заменялась текущим состоянием графика - эти версии Project могли запомнить только один базовый план. Правда, даже тогда, если при сохранении базового плана с помощью алгоритма 3.30 в п. 3 выбрать переключатель выбранных задач, то в базе данных Project будут изменены значения полей, связанных с предварительно выделенными работами. Такой прием позволяет вносить в базовый план ограниченные изменения.

Но версия Project 2002, как сообщалось в упомянутом алгоритме 3.30, может сохранять до 11 версий базового плана.

Базовый план всегда содержит достаточно полную информацию о проекте, включая сроки выполнения работ, потребность в ресурсах и финансовых затратах независимо от того, какая экранная форма активна в момент сохранения базового плана. Поэтому однократное сохранение базового плана создает основу для сравнения всех групп текущих данных о проекте с данными базового плана.

Важно представлять себе принципиальное отличие базового плана проекта от текущего. Текущий план должен оперативно отражать все изменения графика работ, тогда как изменение базового плана всегда должно быть санкционировано руководством проекта.

Кроме базовых планов Project поддерживает возможность создания промежуточных планов. Промежуточный план, как правило, предназначен для того, чтобы сохранить результаты анализа плана проекта, разные варианты его выполнения. Это очень полезно в случаях, когда специалист по планированию или руководитель проекта анализирует последствия применения тех или иных технологий, ресурсов, плановых или организационных решений.

Во многих случаях умозрительно выбрать правильное решение невозможно, и лучший способ заключается в том, чтобы смоделировать предполагаемые варианты выполнения проекта и вытекающие из них последствия. Такая технология работы иногда называется "что, если..." (what if...).

Процесс сохранения промежуточного плана в отличие от базового плана заключается в пересылке информации из одной группы полей типа НачалоN/ОкончаниеN/ДлительностьN/ЗатратыN в другую группу полей НачалоМ/ОкончаниеМ/ДлительностьМ/ЗатратыМ. При этом значения N и представляют собой не совпадающие числа от 1 до 10 или могут вообще отсутствовать (для группы полей Начало/Окончание). Значения полей Начало/ Окончание являются активными - именно они участвуют в расчетах временных показателей задач проекта, календарных диаграмм и диаграмм загрузки ресурсов.

Поэтому для того чтобы проанализировать показатели некоторого плана, следует при помощи алгоритма 5.1 переслать значения полей HaчaлoN/OкoнчaниeN в поля Начало/Окончание. Этот же алгоритм позволяет выполнить обратную пересылку и тем самым сформировать соответствующий промежуточный план. Project позволяет создавать для одного проекта до 11 промежуточных планов.

Недостатком Project является отсутствие возможности хранить комментарии к каждому из промежуточных планов в базе данных этой системы управления проектами. Поэтому пользователь Project должен самостоятельно организовать хранение записей о том, что представляют собой промежуточные планы, при каких ограничениях, для каких условий, по чьему указанию, кем и когда они разработаны.

Алгоритм 5.1. Сохранение промежуточного плана проекта

Для сохранения промежуточного плана проекта нужно выполнить следующие действия.

1.Выполнить команду Сервис\Отслеживание и в показанном на рис. 3.54 меню выбрать строку Сохранить базовый план. При этом откроется показанное на рис. 3.55 диалоговое окно.

2.Выбрать в показанном на рис. 3.55 окне переключатель Сохранить промежуточный план. При этом становятся доступными списки Скопировать и В.

3.В списках Скопировать и В выбрать нужные группы показателей Начало/окончание в списке Скопировать и Начало/окончание1 в списке В.

4.Выбрать переключатель всего проекта, при этом будет сохранен промежуточный план для всего графика, или выбранных задач. Во втором случае будут сохранены данные промежуточного плана только для предварительно выделенных задач.

5.Для выполнения сохранения промежуточного плана нажать кнопку ОК.

6.Сохранить файл проекта с промежуточным планом при помощи алгоритма 3.4, присвоив ему имя РемонтД16.mрр.

Как упоминалось выше, промежуточный план необходим для анализа вариантов выполнения проекта. На какой-то стадии анализа все варианты могут быть равноценны.

Но в процессе анализа и после получения его результатов часто возникает необходимость принять один из вариантов в качестве расчетного. Независимо от того, является ли целью работы сделать это на короткое время или постоянно (уже после принятия решения), возникает необходимость восстановить, т. е. переместить в автоматически используемые при выполнении расчетов поля Начало/Окончание.

Для этого можно использовать алгоритм 5.2 (в этом алгоритме предполагается, что необходимо восстановить промежуточный план, сохраненный в системе полей Начало/окончание1.

Алгоритм 5.2. Восстановление сохраненного промежуточного плана проекта

Для восстановления сохраненного промежуточного плана нужно выполнить следующие действия.

1. Открыть при необходимости нужный для работы файл.

2. Выполнить команду Сервис\Отслеживание. Раскроется меню, показанное на рис. 3.54.

3. В меню, показанном на рис. 3.54, выбрать пункт Сохранить базовый план. В одноименном диалоговом окне выбрать переключатель Сохранить промежуточный план.

4. Выбрать в показанном на рис. 3.55 окне в списке Скопировать систему полей Начало/окончание! и в списке В систему полей Начало/окончание.

5. Выбрать один из переключателей группы Для - всего проекта или выбранных задач для восстановления промежуточного плана полностью или только для предварительно выделенных с помощью алгоритма 2.3 или 2.4 задач.

6. Нажать кнопку ОК.

В планировании проектов разработка версий планов является очень часто применяемым приемом. Project 2002 в отличие от более ранних версий поддерживает возможности сравнения разных версий одного проекта. Использование этой возможности (она является надстройкой Project 2002 и устанавливается специально) позволяет сравнивать такие элементы проекта, как задачи и ресурсы. Эта возможность позволяет эффективно сравнивать две разные версии одного проекта, но поддерживает только эту функцию. Использовать эту надстройку как средство планирования невозможно.

Отдельного рассмотрения заслуживает процесс внесения отчетных данных в базу данных Project. Так как отчет важен при выполнении любого проекта, все системы управления проектами имеют развитые средства для хранения и обработки отчетных данных в сопоставлении с плановыми. При занесении отчетных данных о ходе и выполнении работ графика в поля БД Project можно использовать разные технологии.

Для небольших проектов ввод отчетных данных можно организовать с использованием штатных средств этой системы управления проектами.

Получение данных, необходимых для анализа отклонений хода и результатов работ от плановых, требует последовательного выполнения перечисленных действий. Эти возможности тесно связаны с анализом вариантов реализации проекта с использованием подхода "что, если...". Рекомендации по реализации предназначенных для этого возможностей Project приведены ниже.

Создание базового плана и его удаление были рассмотрены в алгоритмах 3.30 и 3.31, 4.2 и 5.2.

Но кроме этих возможностей Project поддерживает важные функции по сохранению информации о текущем фактическом состоянии графиков. Это обеспечивает возможность сравнения базовых планов с текущим состоянием проектов впоследствии и на этой основе - поддержку процессов принятия управленческих решений.