2015-05-13
368
Основным назначением программы Outlook является организация персональной деятельности специалиста, главным рабочим инструментом которого является подключенная к Интернету или локальной сети ПЭВМ.
Функции программы Outlook Express существенно уже - она только поддерживает обмен сообщениями электронной почты.
Использование программ Outlook и Outlook Express потребует однократной настройки средств электронной почты и параметров локальной сети. Эта достаточно специальная операция намеренно оставлена за пределами книги и лучше всего будет, если ее выполнит администратор локальной сети, т. к. соответствующие знания и навыки обычно не относятся к компетенции специалистов по предметной области выполняемых организацией проектов. Даже если член рабочей группы проекта хорошо осведомлен в области технологий электронных коммуникаций, ему не стоит проявлять инициативу и брать на себя функции системного администратора. Опыт показал, как быстро это приводит к тому, что те или иные компоненты установленного на ПЭВМ программного обеспечения начинают работать не совсем так, как надо.
Возможности программы Outlook в наибольшей степени характерны для офисных проектов, по крайней мере в условиях современной России. Применительно к таким проектам наиболее целесообразно использовать данные Project для формирования списков задач в среде Outlook, а также для сбора данных отчета о ходе работ и полученных результатах.
Программа Outlook Express может использоваться практически без ограничений, когда члены команды проекта и исполнители проекта (по крайней мере руководители соответствующих подразделений) имеют хотя бы периодический доступ к ПЭВМ, подключенной к локальной вычислительной сети или к Интернету.
Обе рассматриваемые программы при помощи стандартных механизмов помогают системе Project полнее использовать заложенные в нее возможности для того, чтобы:
- распространить между участниками проекта его предварительный план для предварительной проработки и сбора замечаний;
- распространить между участниками проекта утвержденный план работ;
- запросить данные о ходе работ;
- обновить данные о выполнении проекта в автоматизированном режиме.
Применение этих программ позволяет в определенной мере перейти к безбумажной технологии управления, существенно повышая оперативность управления и актуализации данных. Для этого достаточно иметь только одну лицензию на Project, т. к. даже одна копия Project позволяет поддерживать перечисленные выше функции на большом количестве ПЭВМ, число которых теоретически не ограничено.
