Достоверность и законность электронного документа

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые "сертификаты ключей" для каждого пользователя. Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭЦП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

Что касается законодательной основы работы с электронными документами, Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" регламентирует работу с ЭЦП только в общих чертах. Поэтому тема создания законов, регламентирующих обмен юридически значимыми электронными документами между сторонними организациями, остается одной из самых актуальных.

При работе с электронными документами также следует иметь в виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры и др.), существование которых пока допускается только в бумажном виде.

Однако внутри организации могут действовать любые электронные документы, подписанные ЭЦП. Нужно только принять соответствующие положения и преодолеть психологический барьер у сотрудников, которые после перехода на ЭЦП перестанут видеть живую подпись руководителя на документе.

Работа с входящими документами