Принципы организации информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности

Информационное обеспечение подчиненоматематической теорииинформации, которая исследует способы определения и оценки информации, которая исследует способы определения и оценки количества информации, процедур сохранения и передачи ее по каналам связи.

Рациональная организация информационного обеспечения опирается на следующие принципы:

* выявление потребности в информации и способов ее удовлетворения относительно к поставленным целям;

* объективность отображения процессов производства, обращения, распределения и потребления.

* объективность использования природных, материальных, трудовых, финансовых и земельных ресурсов;

* согласованность и сопоставленность информации, которая поступает из разных источников: учетная информация (оперативный, статистический, бухгалтерский, налоговый учет), плановая, нормативная информация и др.;

* отсутствие дублирования в первичной информации;

* скорость передачи, обработки и получения информации;

* повышение коэффициента использования информации;

* обеспечение разового введения информации и многоразового ее использование;

* обеспечение интегрированной обработки учетных, плановых, нормативных данных с помощью ПЭВМ с целью их использования управлении, контроле, планировании и прогнозировании;

* обеспечение использования компьютерной локальной сети телекоммуникационных связей с другими предприятиями, банками; Internet – технологии;

Требования к организации информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности:

* рациональность информации: информация должна быть полезной и разносторонней, с минимальными затратами на ее сбор, сбережение, поиск, использование и принятие решений;

* согласованность информации: устранение отдельности и дублирования разных источников информации. Каждая хозяйственная операция должна регистрироваться только один раз;

* объективность информации: информация должна отвечать реальной действительности, объективно отображать хозяйственные операции и процессы, которые исследуются;

* аналитичность информации: система экономической информации, которая поступает из разных источников, должна отвечать потребностям хозяйственной деятельности для всестороннего изучения хозяйственных операций и процессов, выявления влияния факторов на финансово-хозяйственную деятельность предприятий, определение внутренних резервов улучшения хозяйствования.

С расширением возможностей компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним принадлежат данные, которые содержатся в оперативной памяти ПК, на гибких дисках, а также подаются в виде разнообразных машино­грам.

Важным заданием экономического анализа является обобщение его результатов, которое заключается в объединении аналитических таб­лиц и графиков в последовательности, обусловленной порядком ведения анализа, с учетом установленных взаимосвязей, влияний факторов и причин, резервов, с выводами по исследованным участками работы и мероприятиями, которые намечаются. Такое обобщение наиболее целесообразно в форме аналитической информации, что отличается от источников анализа сжатостью и ком­плексным характером содержания, которое дает возможность использовать ее непосредственно в управлении производством с целью принятия необходимых решений.

Форма обобщения результатов разнообразна в зависимости от места ведения (участок, цех, предприятие), отчетного периода и целей анализа. Обобщение результатов анализа работы предприятия за месяц проводится в форме аналитических запи­сок. По результатам за год предприятие составляет объяснительную записку к годовому отчету, которую начинают из общей характеристики выполнения предприятием плана по отдельным его разделам, потом раскрывают влияние разнообразных факторов на уровень выполнения плана по отдельным показателям.

После этого делают выводы, в которых раскрывают взаимосвязь между показателями разнообразных таблиц, объясняют причины отклонения от плана и оценивают отдельные стороны деятельности предприятия.

В объяснительной записке должны быть четкие общие наиважнейшие выводы и предложения. Особенное внимание при этом уделяют подсчету раскрытых резервов и их использованию. Применение ПК повышает эффективность аналитической робо­ты. Это достигается за счет:

—сокращение сроков проведения анализа;

—более полного охватывания влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности;

—замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями;

—постановки и решения новых многомерных задач анализа.

Сегодня ПК является неотъемлемой частью рабочего места экономиста, его труд приобретает характер автоматизированного труда.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПК есть создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т.п.

Автоматизировано рабочее место аналитика — это небольшая вычислительная система, предназначенная для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности.

Прежде всего, АРМ аналитика технологически функционирует в ав­тономному режиме с использованием локальных баз данных. Наиболее эффективной формой функционирования АРМ является объединение их в единственную сеть вычисляемого обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.

В пределах АРМ аналитика весь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, базы знаний и программных средств.

Базы данных являются фактографическими данными о хозяйственной деятельности. их интеллектуальной оболочкой являются методы и методика анализа. Программные средства образуют инструмент автомати­зированного выполнения аналитических задач для информационного обслуживания хозяйственной деятельности. В условиях АРМ аналитические задания решаются непосредственно самим пользователем на своем рабочем месте.

Аналитик ведет личный кон­троль над всеми стадиями процесса проработки аналитической информации, имеет возможность оценить полученные результаты, гра­мотно использовать их для обоснования управленческих решений, удовлетворения разнообразных информационных потребностей руководящей системы.

Эффективность аналитической работы повышается с помощью экономико-математических методов и использования ЭВМ. Методы экономического анализа должны отвечать системности, комплексности, оперативности, точности и динамичности.

Эти требования могут быть осуществлены при автоматизации рабочих мест специалистов. При этом необходимо:

* своевременно предоставлять информацию и вычислительные потребности;

* удовлетворять минимальное время на аналитический спрос;

* дать возможности представления информации в табличной и графической формах;

* предоставить возможность внесения коррективов в методику аналитических расчетов и

в формы отображения конечного результата;

* предоставить возможность повтора процесса решения задач с определенной заданной точностью.

В организационную основу компьютерной обработки включаются две стадии процесса:

1. Постановка задачи, которая заключается в определении ее экономической сущности, входной и выходной информации. От качества постановки аналитических задач зависят и результаты анализа, так как на их основе проводится программирование.

2. Разработка программного обеспечения их машинного решения. Программное обеспечение состоит из общего и функционального. Базовыми программными способами (при создании функциональной программы) являются программные способы для подготовки текстов, таблиц, документов для автоматизации работ по созданию базовых данных.

Важное место занимают интегрированные пакеты программного обеспечения, которые включают текстовый процессор, конкретные командные файлы программного обеспечения по конкретному виду задач. Решение аналитических локальных задач обеспечивается локальным распределением обработки данных, а тек же распределением базовых данных.

По функциональным данным файлы делятся на динамические и статистические. Динамические отображают хозяйственные способы и их источники в режиме реального времени. И статистические – справочную, нормативную и плановую информацию. В рамках автоматизированного рабочего места образуются такие базовые данные:

* фактографические данные о хозяйственной деятельности;

* базы знаний (методы и методика проведения экономического анализа);

* базы программных способов;

Характерной особенностью экономического анализа при автоматизации рабочих мест является поддержание целостности условий децентрализованной обработки данных.

Использование компьютерной техники при исполнении экономического анализа направленно на минимизацию трудоемкости аналитического процесса; сокращение терминов обработки экономической информации; повышение гибкости и эластичности процесса управления; повышения роли анализа в обосновании эффективных управленческих решений.