В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие способы установления контактов с потенциальным продавцом-экспортером, а именно:
1) направить заказ продавцу,
2) направить запрос производителю интересующих импортера товаров,
3) объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов,
4) направить возможному производителю коммерческое письмо о намерениях в ответ на его рекламу или информацию,
5) направить потенциальному экспортеру коммерческое письмо о намерениях вступить в переговоры в ответ на его предложение,
6) направить экспортеру безоговорочный акцепт (согласие) его предложения.
Наиболее распространенным способом подготовки прямой импортной сделки является размещение заказа у производителя интересующих покупателя товаров.
Заказом называют коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара.
В заказ включаются:
— инструкция по поставке — документ, выдаваемый покупателем, в котором содержатся инструкции экспедитору в отношении условий поставки заказанных товаров;
— инструкция по упаковке — содержит указание количества и размеров частичных поставок, относящихся к ним условий, наименование, адрес, номер телефона
или телекса экспедитора, средство транспорта, наименование перевозчика.
Практикуется выдача заказов постоянным контрагентам. Поэтому в заказе чаще всего указываются только наименование товара, его количество, срок поставки. Если экспортер согласен с условиями заказа и прилагаемой к нему спецификацией, он подтверждает заказ, и сделка считается заключенной.