2015-05-30
586
Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.
Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
| 1) составление заданий; 2) оценку длительности акций; 3) резервирование времени (в соотношении 60:40); 4) принятие решений по приоритетам и перепоручению; 5) контроль (учет несделанного). |
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
— невыполненное накануне;
— добавившиеся дела;
— сроки, которые надо соблюсти;
— периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:
|
|
|
| В — визиты, совещания, Д —делегирование дел; К — контроль; П — в процессе, в деле; ПК —поездки, командировки; ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка, С — секретарша; Т —телефонные разговоры; Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т п.) |
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
| ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили); В — г-н Мюллер (программа ЭВМ); В — г-н Шульте (экспертная оценка); П — проект изучения рынка; Т — г-н Шмидт (статистика сбыта); ПР — г-н Гюнтер (письмо); Ч — специальный журнал для менеджеров, Т — г-н Майер (нехватка персонала); Т — Хельмут (вечерняя пробежка). |
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
— в первом приближении распределять их по приоритетности;
— подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
— перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Пример:
| П — проект изучения рынка; В — Шульте (экспертная оценка); ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили); Ч — специальный журнал для менеджеров; Непродолжительные работы: Т — Шмидт (статистика сбыта) ПР — Гюнтер (письмо) «Телефонный» блок: Т — Мюллер (программа ЭВМ) Т — г-н Майер (нехватка персонала); Т — Хельмут (вечерняя пробежка). |
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
