Основные принципы управления деловой организацией направленной на успех

В культуре развитых стран понятие менеджмент очень часто соседствует с понятием бизнес. Бизнес - это деятельность, направленная на получение прибыли путем создания и реализации определенной продукции или услуг. Управление организацией управляющей жилищным фондом также должно быть направленно на получение прибыли путем обеспечения потребителей (население) качественными жилищными и коммунальными услугами. Важно понять, что управление, менеджмент сочетает в себе науку, опыт, опыт, ноу-хау, приумножаемые управленческим искусством.

Слово - management стало термином науки и, стало быть, под этим словом и в теории, и на практике все понимают - управление деловой организацией. Управление организацией управляющей жилищным фондом в наше время представляет собой сложную работу, которую, нельзя выполнять успешно, руководствуясь простыми заученными формулами.

Руководитель управляющей организации должен сочетать понимание общих истин и значимости многочисленных вариаций благодаря которым ситуация отличается одна от другой. Кроме того, руководитель должен понимать, что же такое успех управляющей организации и его компоненты - эффективность и производительность. Для того чтобы руководить организацией ориентированной на успех необходимо определить некоторые критерии основ менеджмента. Первое, что же такое организация сегодня? Некая группа, которая должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы.

Наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь желаемой цели вместе.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей организации.

Внутренние составляющие организации это:

- цели;

- стратегия;

- структура (организации в целом и подразделений);

- технология;

- внутриорганизационные процессы, процедуры и нормы принятия решений; нормы и формы коммуникаций;

- кадры (персонал);

- организационная культура;

В самой организации также существуют различные виды управления:

- управление производством (оперативное управление);

- управление маркетингом;

- управление финансами;

- управление персоналом.

Управление организацией - это процесс планирования, организации мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации, то есть менеджмент организации - это процесс становления и достижения целей, с помощью привлечения и использования человеческих ресурсов посредством осуществления пяти основных функций:

- планирование;

- организация;

- работа с персоналом;

- руководство;

- контроль;

Все эти функции направлены на повышение мотивации персонала предприятия.

В управлении, как и в производстве широко применяется такая функция как разделение труда, специализация и комбинирование различных управленческих школ. Рассмотрим шесть стадий данного процесса, соответствующих объемам и сложности управления организацией в целом.

1. Объём управленческой работы невелик, сложность управленческий действий невысокая, управляет тот же работник, который выполняет производственные функции (бригадир, глава семейного предприятия).

2. Объём управленческой работы требует выделения специального работника, освобожденного от производственных функций (мастер, начальник участка, руководитель малого предприятия).

3. Объём работы по управлению возрастает на столько, что возникает необходимость координации деятельности этих специальных работников, возникает линейная иерархия (над группой мастеров появляется начальник цеха).

4. Дальнейший рост объемов и сложности управленческой работы требует специализации управленческих работников на выполнение отдельных функций, в управлении появляются специалисты: плановики, учетчики, контролёры.

5. Объём работы по общим функциям и число работников, занятых специальными работами, увеличивается и требует координации усилий. Появляется необходимость в начальнике для специалистов (главных бухгалтеров и т.д.).

6. Развитие управленческой деятельности приводит к необходимости объединения функциональной и линейной иерархий под общим руководством. Руководство становится специализированным видом деятельности (директор предприятия).

Все эти стадии существуют в природе управления организацией одновременно и имеют определённое организационное оформление в виде различных должностей и структурных подразделений. Прежде чем современный менеджмент стал таким, какой он есть сейчас, он прошёл не одну стадию своего развития и приобрел качественные изменения. Однако в российской управленческой мысли конца 80-х годов главное значение приобретало избавление от стереотипов административной системы, уходящих в недалекое прошлое.

Вдумываясь глубже в ее суть, руководители многих предприятий отказались от идеологизированных постулатов советской «управленческой цивилизации» бюрократического толка, которая проявила свою историческую несостоятельность.

Учитывая различные течения менеджмента можно отметить, что человечество выработало всего три принципиально различных инструмента управления, то есть воздействия на людей.

Первое -это иерархия, организация, где основное средство воздействия - отношения власти подчинения, давление не человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ и т.п.

Второе -культура, то есть вырабатываемые и признаваемые обществом, организацией, группой ценности, социальные нормы, установки шаблоны поведения, ритуалы, которые заставляют человека вести себя так, а не иначе.

Третье -это рынок равноправных отношений по горизонтали, основанных на купле-продаже продукции и услуг, на отношениях собственности, на равновесии интересов продавца и покупателя.

Желание добиться успеха характерно для многих. Но чтобы решить - достигнут ли успех, необходимо понять, что же такое успех. Размер предприятия, его прибыльность не всегда могут считаться критериями успеха. Организации существуют для реализации определенных целей, следовательно, организация считается добившейся успеха, если она добивается своей цели.

Составляющими успешность организации являются следующие критерии:

- выживание;

- результативность и эффективность;

- производительность;

- практическая реализация.

Рассмотрим, из чего состоят вышеуказанные критерии.

Выживание. Для того чтобы остаться сильными и чтобы выжить большинству организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребностям внешней среды.

Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение длительного времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной.

Производительность. Результативность, в том смысле, что «делаются правильные вещи», являются чем-то неосязаемым, что трудно определить, особенно если организация неэффективна. Но эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, поэтому можно определить денежную оценку ее входов и выходов. Относительная эффективность организации называется производительностью, которая выражается в количественных показателях. Производительность это - отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность.

Практическая реализация. Это один, из самых важных моментов, о которых необходимо постоянно помнить, когда мы говорим об управлении организацией ориентированном на успех. Управленческие решения, как бы ни были они хорошо обоснованы с точки зрения теории и подкреплены исследованиями, представляют собой лишь идеи, мысли. А цель управления - это выполнение реальной работы, реальными людьми.

Успешным решением считается такое решение, которое реализуется практически - превращается в действие - результативно и эффективно.

Первая проблема, которую необходимо преодолеть в управлении организацией, рассчитывая на ее успех, состоит в том, что сложные организации действительно сложны. Но так как все организации имеют много общих характеристик, то существует модель факторов влияющих на успех организации. Модели, хотя и не очень точны, оказываются полезными при понимании сложного взаимодействия в самой организации, и между организацией и окружающим миром. Возможно, также определить в целом общий процесс управления, применимый ко всем организациям.

Хотя обобщенная концепция, при всей ее полезности и правомерности, слишком уж неточна, чтобы применяться безоговорочно, поэтому при исполнении управленческих функций в организации ориентированной на успех следует принимать во внимание различия между организациями, которые называются ситуационными переменами, и распадаются при этом на две основные категории: внутренние и внешние перемены.

Внутренние перемены являются характеристикой самой организации. Это цели организации, ресурсы, размер, структура, горизонтальное и вертикальное разделение труда и людей, использование мотивации и применение современных методов менеджмента. Эти перемены в различной степени контролируемы. Они являются результатом управленческих решений, касающихся того, что должна делать организация и кто в этой организации должен делать необходимую работу. Решения, принимаемые руководством организации в отношении внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна, будет данная организация по сравнению с другими.

Внешние переменные, являются факторами внешней среды, находящимися вне организации, которые также оказывают серьезное влияние на ее успех. К внешним переменным следует отнести крупных конкурентов, источники получения техники и технологий, социальные факторы, государственное регулирование и всякие другие изменения. Хотя они и находятся вне контроля руководства компаний, оно должно стремиться сделать так, чтобы компании реагировали бы на факторы и изменения в конкретной внешней среде, если организация намеревается достичь серьезного успеха.

Функции процесса управления состоят из четырех взаимосвязанных функций:

- планирование;

- организация;

- мотивация;

- контроль.

Функция планирования предполагает решение о том, каким должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь своих целей.

По сути своей, функция планирования отвечает на три основных вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время?

2. Куда мы хотим двигаться?

3. Как мы собираемся сделать это?

Отвечая на эти вопроса, руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях как финансы, маркетинг, производство, разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определения, чего может добиться организация.

Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выборе планов, поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Следующий вопрос организация процесса управления организацией. Организовывать - значит создать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнить свои планы и тем самым достигать своей цели. Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению.

Руководитель подбирает специалистов для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая, таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование - это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц.

Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы сотрудники организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом.

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цели в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя, месяц, год или отдаленное будущее.

За тот период может случиться ряд неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом, на рынке может появиться сильный конкурент, который значительно затруднит организацию реализации целей, или просто люди могут совершить ошибку при выполнении им своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. Если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будут нанесен серьезный ущерб, достижение целей, а возможно и само выживание, будет поставлено под угрозу. Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей.

Существует три аспекта управленческого контроля.

Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный остаток времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй аспект - это измерение того, чтобы было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение с достигнутыми результатами. Если обе эти фразы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана.

Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

Функции управления: планирование, организация, мотивации и контроль имеют две общие характеристики. Все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации, которые связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимосвязь, коммуникации и принятие решений, которые часто называют связующими процессами. Это:

- принятие решений;

- коммуникация.

Принятие решений - это в основном интеллектуальная управленческая работа. Чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из несколько альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив это и есть решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что, нужно планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, а она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации, как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться.

Например, нельзя выполнить поручения, если они будут переданы не тем людям, которые должны их выполнять. Обычно, если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, это значительно повышает шансы их успешного выполнения.

До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть мотивированны, и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители также нуждаются в информации относительного того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.