Управление внутренней средой организации

Внутренняя среда организации - это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации.

К основным переменным внутренней среды организации относятся структура, цели, задачи, технология, люди. Однако очень важно понимать, что в управленческой практике эти критические переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга.

Организация, по определению, это группа людей с осознанными общими целями. Цели - это конечные состояния организации или желаемые результаты. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнять коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом.

Все организации, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Сама же структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации. Сфера контроля, то есть число людей, которые подчиняются непосредственно данному руководителю, является важным аспектом структуры.

Практически во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как конкретно осуществить разделение труда в организации - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям.

Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации во многих случаях определяет, насколько производительна, может быть организация по сравнению с ее конкурентами.

Однако не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, то есть отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней.

Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные обязанности. Эти руководители среднего звена могут в свою очередь иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Целесообразно, чтобы руководитель имел в своем подчинении до 10 подчиненных. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется мало людей, то такая структура управления называется многоуровневой. Однако идеальной сферы контроля не существует. Многие переменные внутри самой организации во внешней среде могут влиять на нее.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, и когда работа четко делится по горизонтали, и по вертикали. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования.

Еще одним направлением разделения труда в организацию является функционирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Однако никакая задача не сможет быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной. Если руководство не признает, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая ситуационный подход.

Существуют основные аспекты человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование руководителя в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности, присущие человеку качества. У одних людей большие способности, чем у других людей, для выполнения различной работы. Эти различия в способностях частично объясняются наследственностью, к ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные.

Руководители организаций почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность, и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор специалиста, который лучше других способен выполнять конкретную работу, - это логичное средство увеличения выгоды от специализации. Можно предположить, что сотрудник, отличающийся наибольшими способностями в конкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя, не так как можно было бы предположить, исходя из оценки его способностей.

Это одна из причин, поэтому многие организации предпочитают расширять способности конкретного работника к выполнению специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы.

У каждого человека есть внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо, которое называется потребностью. Существуют базисные потребности, объясняющие поведение человека. Это потребности физиологические: потребность в крове над головой, пище, питье, защищенности и т.п. Существуют также психологические потребности причастности, принадлежности к обществу или группе людей. Многие люди имеют потребность к власти и влиянию, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек будет бессознательно стремиться к их удовлетворению.

С точки зрения эффективного управления это означает, что организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно, они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет о них их организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

Кроме того, не существует двух людей, которые могли бы воспринимать что-то совершенно одинаково. Восприятие определяет - испытывает ли человек потребность, и каковы его ожидания в данной ситуации. То, что происходит в действительности, влияет на поведение только в той мере, в какой это воспринимается самим человеком.

Так, если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению цели организации, оно не может ограничиваться созданием условий, поощряющих работников к этому. Руководство должно также сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей. До тех пор, пока работники не воспримут этого и не поверят руководству, они не будут вести себя соответствующим образом. Отрицательное восприятие руководства является одной из причин возникновения серьезных трудностей при любых переменах, которые объективно и очевидно полезны для работников.

Еще один аспект различий между людьми - это их отношение к чему-либо или социальные установки. Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Установки усваиваются под влиянием людей, с которыми мы чаще всего взаимодействуем. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности работы, стимулирование труда.

В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, существуют ценности, которые, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству или признания чего-либо благом. Организации и их руководители, как можно было ожидать, имеющие ценности, существующие в культуре данного общества.

Каждая организация сознательно или бессознательно, устанавливает свою систему ценностей. Эта система составляет организационную структуру и нравственный опыт организации. Таким образом, организация стремится иметь сою мораль, обычаи и табу. Руководители должны совершенствовать свои способности, направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться цели организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в тоже время создавать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.