Влияние внешней среды на функционирование организации управляющей жилищным фондом

Логично сосредоточить заботы руководства организации, от которых зависит успех организации, акцентировав внимание на факторах, действующих внутри организации. Однако ее успех решающим образом зависит также от сил, внешних по отношению к организации и действующих в глобальном внешнем окружении. В сегодняшнем сложном мире, для эффективного выполнения управленческих функций, необходимо понимать действие этих внешних переменных.

Представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации появились в конце 50-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науки управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром.

Быстро изменяющееся внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для руководителей предприятий. Даже если бы изменения не столь значительны, руководителям все равно пришлось бы учитывать внешнюю среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

Поскольку от руководства зависит выживание организации и ее успешность, оно должно уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на организацию. Более того, он должен использовать подходящие способы реагирования на внешнее воздействие, то есть руководителю организации необходимо пользоваться инструментами и методами для планирования, организации, мотивации и контроля внутренней среды в ответ на изменения внешней среды. В этом отношении организации подобны биологическому организму. Согласно теории Ч. Дарвина, сохранившиеся виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. Организации также вынуждены приспосабливаться к внешней среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Кроме изменения экономических и технических обстоятельств, в последнее время стали динамично изменяться установки людей, социальные ценности, политические силы и сферы юридической ответственности.

Взаимосвязь факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Также как, изменение любой внутренней переменной сказывается на других, изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других. Например, резкое поднятие цен на энергоносители, резко снижают платежеспособность населения за поставленные жилищно-коммунальные услуги, так одновременно с удорожанием коммунальных услуг, повысились цены на продовольственные товары, так магазины также являются потребителями ЖКУ.

Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то есть на нее давят государственные постановления, взаимоотношения с поставщиками услуг, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения.

Есть организации, вокруг которых внешняя среда является очень подвижной. К таким организациям можно отнести компании, управляющие жилищным фондом. На них оказывает влияние и политические и социальные факторы. Кроме того, влияние оказывают сезонные и климатические изменения: снегопад, паводок, ураган, дожди, колебания температуры. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других.

Неопределенность внешней среды зависит еще и от количества информации, которой располагает организация. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, внешняя среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной.

При рассмотрении влияния внешней среды на организацию важно понимать то, что характеристики среды отличны, но в тоже время связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. К зависимости прямого воздействия внешней среды можно отнести воздействие поставщиков, законов и государственных органов власти, потребителей и конкурентов.

С точки зрения системного подхода организация - это механизм преобразования входов и выходы. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергоресурсы, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации.

В коммунальном хозяйстве поставщики являются естественными локальными монополистами, поэтому Управляющие компании попадают в зависимость от действий поставщика, и не могут найти альтернативного поставщика воды, тепла, энергии, так как жестко привязаны сетями к своим потребителям.

Зависят также управляющие организации от возможности подрядных организаций приобретать материалы. Сезонность выполнения работ не всегда позволяет обеспечить запасы материалов в достаточном количестве. Например, запасы противогололедных материалов, щебня для ремонта асфальтовых покрытий и др. Фирмы для которых материалы - входы, считают, что-то, что необходимо для следующего этапа производственного процесса должно доставляться по принципу «точно в срок». Такая система снабжения требует тесного взаимодействия производителей с высшей степени взаимодействия поставщиками.

Для роста и процветания предприятию нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Однако, учитывая то, что сегодняшние управляющие компании планово убыточны, поэтому ни работать прибыльно и накапливать капитал, ни получать кредиты у потенциальных инвесторов они возможности не имеют.

Сегодня развитие предприятий жилищно-коммунального хозяйства сдерживается нехваткой нужных специалистов. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификаций необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, то есть для эффективности организации как таковой, поэтому основной заботой современной организации стало отбор и поддержка талантливых специалистов и. руководителей.

Трудовое и гражданское законодательство также отразилось на управлении, которое часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Сегодня управляющие организации имеют статус предприятия, но не имеют возможности получать прибыль. Имеются проблемы с уплатой налогов. Все эти обстоятельства изменения внешней среды также приходиться учитывать при управлении организацией.

Кроме того, управляющие компании обязаны соблюдать федеральные и муниципальные законы, ведомственные распоряжения и инструкции. Однако неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других. А в тоже время за каждым из них стоит авторитет, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований.

Единственная подлинная цель Управляющих компаний - предоставление услуг потребителям, защищая при этом интересы в первую очередь потребителя, а потом уже своего бизнеса. Потребители, решая, какие услуги, в каком объеме и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к ее деятельности, тем самым, оказывая влияние на взаимодействие Управляющей компании с поставщиками ресурсов, услуг и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры зачастую значительно, что особенно заметно именно в ЖКХ.

Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Несмотря на то, что конкуренция в жилищно-коммунальном хозяйстве еще достаточно не развита, тем не менее, конкуренцию как внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву.

Как раз во многих случаях конкуренты, а не потребители определяют рыночную стоимость услуги. Они, кроме того, могут вести конкурентную борьбу не только за потребителя, и могут вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения.

От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы.

Существуют также факторы косвенного воздействия. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К ним относятся: состояние экономики, технологические нововведения, социально-культурные и политические факторы, отношения с населением. Рассмотрим их.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд, влиять на стоимость потребляемых ресурсов и способность населения (потребителей) покупать определенные услуги, в том числе и жилищно-коммунальные. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство управляющей организации может счесть желательным увеличение у эксплуатирующих и обслуживающих организаций запасов противогололедных реагентов, аварийного запаса ремонтного оборудования или инструментов и спецодежды. Сможет при необходимости провести с работниками переговоры о фиксированной оплате труда с тем, чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также решить сделать займ, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов по кредиту.

Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть пути сокращения части работников или отложить до лучших времён планы расширения производства. В практике управления жилищным фондом, это, может быть, пример, пересмотра в сторону уменьшения обязательных работ под имеющееся финансирование.

Технологические нововведения являются одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Скорость изменения технологий в последние десятилетия увеличилась. Чтобы сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу со временем. По крайней мере, с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности.

Например, использование АСУ при управлении финансовыми и информационными потоками для принятия эффективных управленческих решений; использование технологий по сортировке и переработке бытовых отходов; использование гидроимпульсной промывки трубопроводов, использование тепловизора для снижения тепло потерь и т.д.

Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде, поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию. Жилищно-коммунальное хозяйство здесь имеет свои особенности. Потребитель жилищно-коммунальных услуг - население имеет, к сожалению, свои установки - стереотип потребителя, пришедшие со времен социализма «государство нам должно».

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Это настроение администрации, законодательных органов и судов в отношении предприятий жилищно-коммунального хозяйства. Эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов управляющей компании, установление налоговых и других льгот, законодательство по защите потребителей, стандарты предоставления жилищно-коммунальных услуг и т.д.

Почти для всех, организаций, а тем более для организаций управляющих жилищным фондом, преобладающее значение имеет отношение к ней местного населения. Почти в каждом районе существуют конкретные неписаные законы и установки по отношению к местной администрации, что особенно заметно в отношении к жилищным предприятиям, традиционно сложившаяся дотационность которых привела к некачественному выполнению работ и соответственно негативному отношению к сотрудникам этих предприятий.