ТЕМА 2. Технология описания бизнес-процессов

При внедрении процессного подхода к управлению одной из важнейших задач является описание существующих в организации процессов. Существует три способа описания бизнес-процессов:

· текстовый – документ-регламент бизнес-процессов.

· табличный – структурированный регламент бизнес-процесса.

· графический – графическая модель бизнес-процесса.

Наиболее часто используются гибридные способы.

Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.

После описания окружения бизнес-процесса описывается его внутренняя структура. Описываются работы, из которых бизнес-процесс состоит, а также взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

При использовании графического способа описания бизнес-процесса с помощью одной из методологий строится модель бизнес-процесса.

Регламентация процессов организации должна осуществляться на основе определенного внутреннего стандарта – шаблона регламента бизнес-процесса. Структура шаблона может включать следующие разделы.

1. Назначение документа

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки

4. Определения терминов, обозначения и сокращения.

5. Владелец процесса, выходы и входы процесса (внутренним и внешним клиентам).

6. Ресурсы процесса

7. Выполнение процесса.

8. Ответственность руководства за управление процессом.

9. Анализ данных со стороны вышестоящего руководителя.

10. Документирование и архивирование

11. Порядок внесения изменений.

В качестве наглядной формы распределения ответственности за функции процесса можно использовать матрицу ответственности процесса.

Матрица ответственности

О – ответственный, У – участвует в работе, И – получает информацию о результате.